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「1on1ミーティング後の議事録作成に毎回時間がかかってしまう…」
「話し合った内容やネクストアクションをすぐに整理して共有したいけど、他の業務もあって手が回らない…」
このように、1on1ミーティング後の情報整理や共有に関する手作業に、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">1on1ミーティングの録画データからAIが自動で文字起こしを行い、議論の要点やネクストアクションを抽出・整理し、関係者に共有する仕組み</span>があればどうでしょう？これらの悩みから解放され、本来取り組むべき業務に集中できる時間を生み出し、コミュニケーションの質も高められます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">1on1ミーティングの内容をAIで文字起こしし、議論のポイントやネクストアクションを整理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
1on1ミーティングで話し合われた貴重な情報を、AIを活用して効率的に整理し、普段お使いの様々なツールへ自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化によって、議事録作成の手間を削減し、迅速な情報共有や的確なフォローアップを実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ミーティング終了後、<span class="mark-yellow">AIが文字起こしと要約を行い、議論のポイントや決定事項を整理して通知します。</span>
これにより、参加者への情報共有が速くなり、記録の手間も減らせます。。
同様に、<span class="mark-yellow">AIが整理した1on1の議事録やネクストアクションをGmailなどのメールツールで関係者に自動送信する</span>フローです。
議事録作成・共有の工数を大幅に削減し、よりスムーズな情報伝達を可能にします。
<span class="mark-yellow">AIによって文字起こし・整理された1on1の記録をNotionのようなデータベースサービスに自動で追加・蓄積する</span>フローです。
過去の面談内容の検索や振り返りが容易になり、継続的なフォローアップや人材育成に役立てることができます。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Zoomでの1on1ミーティングが終了すると、その録画データからAIが自動で文字起こしを行い、さらに議論の要点やネクストアクションを抽出・整理して、指定したSlackチャンネルへ通知するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、ZoomとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomで、ミーティングを実施しておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※・Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
・現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
次の画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
4.次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
マイアプリにZoomとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
設定をスムーズに行うため、テンプレートを活用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomで1on1が終了したら、AIで文字起こしと次のアクションを整理してSlackに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアクション選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できますが、プランによって最短の起動間隔が異なります。
4.「メールアドレス」は、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
（通常の設定では、それぞれの項目に具体的なあ外が反映されます。）
確認したら「保存する」をクリックしましょう。取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
【アウトプットとは？】
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ミーティングID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ダウンロードURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、音声データを文字起こしする設定を行います。
「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
※・音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」「言語」「AIモデル」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく音声が文字起こしされていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容を入力する項目です。「言語」は、出力したい言語を入力してください。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
※未入力の場合は、入力された文章の言語で出力されます。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定後は「テスト」でSlackへの通知を確認しましょう。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
1on1ミーティングの準備や記録をもっと効率化したい方へ。以下のテンプレートでは、TallyやZoomでの入力・録画をきっかけに、AIが自動で1on1用のシートを作成したり、文字起こしを行って各種ツールへ連携したりすることが可能です。
これにより、準備や記録の手間を大幅に削減し、面談本来の質向上に集中できます。
1on1ミーティングの内容をAIで自動的に整理し、Slackなどのツールに共有することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた議事録作成の負担を大幅に軽減し、情報共有の迅速化、そして議論内容の質の高い記録・活用が可能になります。</span>
これにより、マネージャーやメンバーは1on1後の事務作業に追われることなく、本来注力すべき対話そのものや、ネクストアクションの実行に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし1on1ミーティングの効率化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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