会議が終わった後の議事録作成に、多くの時間を費やしていませんか？
「録音を聞き返しながら文字起こしするのが大変…」「会議の要点をまとめるのに時間がかかって、次の業務に進めない…」など、会議後の付帯業務に追われ、本来集中すべきコア業務の時間が圧迫されていると感じることは少なくないはずです。
もし、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議の録画データが保存されたら、自動で文字起こしを行い、DifyのようなAIツールが議事録の要約まで作成してくれる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、こうした議事録作成の悩みから解放され、会議で決まったネクストアクションに素早く取り掛かることができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Web会議の音声データをAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Difyで要約する
試してみる
会議の録画データをDifyで自動要約するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、ZoomやGoogle Meetの会議が終了し、録画データがストレージに保存されたら、その音声を自動で文字起こししてDifyで要約するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dify
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DifyとNotionのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Web会議トリガーとDifyとNotionのアクションの設定
- フローを起動し、動作を確認
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Difyで要約する
試してみる
ステップ1：DifyとNotionのマイアプリ連携
ここでは、DifyとNotionをYoomにを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Difyのマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続よりDifyを検索し、クリックします。
アカウント名は任意のものを登録し、アクセストークンは設定ページの注釈通りにAPIキーを取得して入力してください。
上記を行うとマイアプリ登録が完了します。
Difyのマイアプリ連携方法については以下もご参照ください。
参照：Difyマイアプリ登録方法と連携するとできること
Notionのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Difyで要約する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Web会議トリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
参照：Web会議トリガーの設定方法
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。もちろんZoomをご利用いただいても構いません。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。この状態になりますとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値とは
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：Difyで会議内容を要約する
次にDifyで会議内容を要約していきます。「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
queryはデフォルトで入力されていた例文を参考に、取得した値を使用してDifyへの指示を書きましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
userには任意のユーザー識別子を入力してください。今回は「usertest」と入力しました。
このページ内では、他にもDifyへの指示出しについての設定が可能です。必要に応じて設定を行ってください。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値に要約内容が入ればOKです。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Notionにレコードを追加する
ここからはNotionにレコードを追加していきます。「レコードを追加する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Yoomと連携したNotionのアカウント下に、レコードを追加するデータベースを作成します。
Yoom設定画面に戻り、「データベースの連携」に、先ほど作成したデータベースを候補より選択します。
もし候補に表示されない場合は、ひとつ前の手順の「連携アカウントを追加」から、連携アカウントを再接続し、Yoomにページの権限を許可してください。すると候補に表示されます。
上記入力したら「次へ」ボタンを押して進みましょう。
前ページでデータベースがうまく指定できていれば、「追加するレコードの値」にNotionデータベースの項目が反映されています。（内容）
ここにDifyの「返答内容」を取得した値から入力してください。
入力が完了したらテストボタンをクリックし、テストが成功するか確認しましょう。
テストが成功したら、指定したNotionのデータベースも確認しましょう。返答内容の値が反映されています。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
DifyのAPIを使ったその他の自動化例
DifyのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Difyを使った自動化例
Gmailで受信した問い合わせメールやGoogle フォーム、Typeform、Jotformからの回答内容をDifyで要約・分析し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加したり、Gmailで自動返信したりできます。また、チャネルトークやMicrosoft Teams、Freshdesk、HubSpotなどと連携し、AIが生成した回答案をSlack、Discord、Telegram、Discordなどのチャットツールへ即座に通知する仕組みも構築可能です。さらに、ChatGPTで要約した内容をDifyで翻訳するなど、複数のAIを組み合わせた高度なワークフローも容易に実現できます。
チャネルトークでチャットが開始されたら、回答内容をDifyで作成してSlackに通知する
試してみる
チャネルトークでチャットが開始されたら、回答内容をDifyで作成してSlackに通知するフローです。
Freshdeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知する
試してみる
Freshdeskでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知するフローです。
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailで通知する
試してみる
Gmailでお問い合わせメールを受信したら、回答内容をDifyで作成しGmailに通知するフローです。
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信する
試してみる
■概要
Googleフォームの情報をもとにDifyで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・フォームからの問い合わせ対応の効率化を検討している方
2.Difyを業務に活用している方
・顧客からの問い合わせ内容に対する回答内容の作成に活用したいと考えている方
・日ごろからDifyを業務に活用し、テキストの作成を行っている方
■注意事項
・Googleフォーム、Dify、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してTelegramに通知する
試してみる
HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してTelegramに通知するフローです。
Jotformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Jotformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、顧客からの問い合わせ内容を効率的に管理し、データ整理を自動化する業務ワークフローです。
Difyを活用してJotformからの問い合わせを自動的に要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに追加します。
これにより、効率的なデータ管理と分析が可能となり、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して多数の問い合わせを受けているカスタマーサポート担当の方
・問い合わせ内容を効果的に整理し、データベース化したいマーケティング担当者の方
・複数のツールを連携させて業務プロセスを自動化したい企業のIT担当者の方
・データの一貫性を保ちながら、効率的な情報管理を目指している方
■注意事項
・Jotform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Microsoft Teamsで特定の投稿が送信されたらDifyに連携し、回答を通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsで特定の投稿が送信されたらDifyに連携し、回答を通知する」ワークフローは、チーム内のコミュニケーションをよりスムーズにする業務ワークフローです。
これにより、回答を待つ時間を短縮し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、チーム内での情報共有を求めている方
・Difyを導入していて、既存のコミュニケーションツールと連携させたい方
・繰り返し発生する質問や問い合わせへの対応を自動化したい管理職やリーダーの方
・業務効率化を図るために、AIやRPAを活用したワークフローを検討しているIT担当者の方
・チームの生産性向上を目指し、手動での回答作業を減らしたい中小企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、顧客からの問い合わせを効率的に管理するための業務ワークフローです。
Typeformで収集した詳細な問い合わせ内容をDifyが自動的に要約し、その要約結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
問い合わせ対応の迅速化とデータ管理の効率化が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して顧客からの問い合わせを収集しているカスタマーサポート担当者の方
・Difyを活用して問い合わせ内容の要約を自動化したいビジネスアナリストの方
・Google スプレッドシートで問い合わせデータを一元管理したいチームリーダーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られている中小企業の経営者の方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Typeform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformの回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
フォームの問い合わせをDifyで翻訳し、HubSpotにチケット登録する
試してみる
■概要
「フォームの問い合わせをDifyで翻訳し、HubSpotにチケット登録する」フローは、多言語の問い合わせ対応を効率化する業務ワークフローです。
問い合わせフォームから送信された内容をDifyで自動翻訳し、HubSpotにチケットとして登録することで、異なる言語の顧客対応をスムーズに行えます。
これにより、グローバルな顧客基盤を持つ企業の業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語での顧客対応を必要とするカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせフォームのデータをHubSpotで一元管理したいマーケティング担当者の方
・DifyとHubSpotを活用して業務を自動化し、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・国際的な顧客基盤を持ち、迅速な対応を求められる営業チームの方
・多様な言語の問い合わせを迅速かつ正確に処理したいサポートチームの方
■注意事項
・Dify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
メールを受信したらChatGPTで要約し、Difyで翻訳する
試してみる
■概要
「メールを受信したらChatGPTで要約し、Difyで翻訳する」フローは、受信メールの内容理解と多言語対応を自動化する業務ワークフローです。
このフローボットを活用し、メールの要約と翻訳を自動化することにより、効率的にメール処理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的に多くのメールを受信し、その内容を迅速に把握したいビジネスパーソンの方
・複数言語でのコミュニケーションが必要なチームや国際業務を担当している方
・メール処理の効率化を図り、手作業による要約や翻訳の負担を減らしたい方
・やり取りが多言語にまたがる企業で、業務の自動化を進めたい経営者や管理者の方
■注意事項
・ChatGPTとDifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
Web会議の文字起こしや要約を自動化することで、
これまで議事録作成にかかっていた膨大な時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、会議の内容を迅速かつ正確に関係者へ共有でき、次のアクションへスムーズに移行できるため、チーム全体の業務スピード向上が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。しかしながら、専門用語などをどの程度読み取れるかなどは未知の部分もありますので、設定後に「テスト」を実行し、文字起こしが正しく行われているかを確認するのがおすすめです。
Q：要約以外の形式で出力は可能ですか？
A：
要約ではなく、決定事項やToDoリストなどを抽出したい場合には、Difyに指示を出す「query」の部分でその旨を記載すれば行えます。是非お試しください。
Q：エラーが出た場合、どこを確認すればいいですか？
A：
エラーなどでフローが失敗した場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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