HubSpotとDiscordを連携して、HubSpotでフォームが送信されたらDiscordに通知する方法

[Yoomとは]

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

・HubSpotとDiscordをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・トリガー、アクションの設定
・最後にトリガーが起動と確認

事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
2)HubSpotはOauth認証でID/Passの入力でマイアプリの登録が可能ですが、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。
詳しくはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
3)Discordのアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にDiscord Developer Portalにログインし、Botトークンを取得してください。
手順は以下を参考にしてください。
Discord Botのマイアプリ連携方法 | Yoomヘルプセンター
HubSpotとDiscordの連携フローの作り方

ステップ1：HubSpotとDiscordをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「HubSpot」と「Discord」を１つずつ検索します。

HubSpotを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。

Discordを選択できたら、アカウント名と事前準備で取得したアクセストークンを入力し、追加してください。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されればコピーができています。

タイトルや詳細はクリックで編集可能ですので、適宜変更してください。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
なお、テンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
そのためコピーしたテンプレートはマイプロジェクトからも開くことが可能です。

ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー　フォームが送信されたら」をクリックします。

ステップ4：HubSpotのアクションを設定

1) アクションは「フォームが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Discordのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　メッセージを送信する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メッセージを送信する」を選択し、「次へ」をクリックします。

3) メッセージ内容をします。

アプリが連携出来ているとHubSpotのアウトプット情報を活用して入力できます。

メッセージ内容など必要に応じて候補から選択し、入力します。
入力が完了したら「保存」します。

これで【HubSpotでフォームが送信されたらDiscordに通知する】というフローが完成です。

ステップ6: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

HubSpot・Discordを使ったその他の自動化例

他にもYoomには、HubSpot・Discordを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や、現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。

1.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Discordに通知する
このテンプレートでは、HubSpotのコンタクトページに新しいリードを登録すると、その情報が自動的にDiscordに通知されます。
例えば、営業部がHubSpotのコンタクトページに新しいリードを登録した場合、顧客名、担当者名、連絡先といった詳細が、営業部のDiscordチャンネルに送信されます。
これにより、チーム全員が素早く新しいリード情報を確認し、スピーディーな対応が期待できます。

2.HubSpotで新しい取引が作成されたら、Discordに連携してチャンネルにメッセージを通知する
このテンプレートでは、HubSpotで新しい取引を作成した場合、その情報を自動的にDiscordに通知することができます。
例えば、営業部がHubSpotで新しい取引を作成した場合、顧客名、担当者名や取引額、ステータスなどを、営業チーム全員が素早く把握できます。
そのため、次のステップにスムーズに進むことができ、業務効率が改善され、チーム全員の連携の強化が期待できます。
また、自動化された通知によって手動での情報転記作業が不要となり、ミスの削減も見込めます。

3.HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してDiscordに通知する
このテンプレートは、HubSpotに新しいお問い合わせがあった場合、問い合わせ内容に基づいてDifyで回答内容を作成し、Discordに自動的に通知することができます。
例えば、マーケティング部でHubSpotに新しいお問い合わせがあった場合、 お問い合わせ内容や回答が全員に即時に共有され、チーム内で情報の共有漏れの防止が見込めます。
これにより、マーケティング部のスピーディーな対応が期待できます。

まとめ

HubSpotでフォームが送信された際に、Discordに通知を送る方法について解説しました。
HubSpotとDiscordの連携により、フォーム送信後の確認や対応が迅速になり、業務効率が大幅に向上することが期待できます。
この連携を実現することで、手動での確認作業を省き、情報共有を迅速に行うことにより、チーム全体の生産性が高まることが見込めます。
特に、優先度の高いフォーム対応を逃さないための仕組みとして、この連携は非常に役立つはずです。
また、Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、初心者でもHubSpotとDiscordの連携を実現できます。
ぜひ、この記事を参考にして、あなたのチームの業務効率化を実現してください。