HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新する
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
freeeサイン
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、freeeサインで契約書を作成・送付し、その後HubSpotの情報を更新する作業は、手間がかかるうえに入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーとして、freeeサインによる契約書の送付からHubSpotの取引情報更新までを自動で実行し、一連の契約プロセスをスムーズにすることで、手作業による負担を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreeeサインを利用し、契約書の作成・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約締結までのプロセスを効率化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている法務・営業企画の方
- HubSpot上の取引ステータスの手動更新に手間を感じ、自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでの取引作成を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約情報や取引情報の転記ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreeeサインを選択し、「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を紐づけます。
- 次に、同じくfreeeサインの「契約書を送信する」アクションを設定し、作成した契約書を送付します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、契約書が送付済みであることなどを取引情報に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freeeサインで契約書を作成する際に、宛名や契約金額などの項目に、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を変数として設定してください。
- 最後のHubSpotの取引情報を更新するオペレーションでは、契約書送付日や特定のステータスなど、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を設定し、任意の取引内容に更新することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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