Discordで問い合わせを受信したら、HubSpotにチケットを作成する

■概要

Discordを顧客からの問い合わせ窓口やコミュニティ運営に活用する中で、その内容をCRMであるHubSpotへ手作業で入力することに手間を感じていませんか。手入力による対応漏れや情報の転記ミスは、顧客満足度の低下に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、HubSpotへ自動でチケットを作成できます。こうしたHubSpotとDiscord間の連携を自動化し、問い合わせ対応の質と速度を向上させます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受けた問い合わせをHubSpotで管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
• コミュニティに寄せられた意見や要望を、HubSpotに集約して管理したいと考えている方
• HubSpotとDiscordを連携させ、顧客からの重要なメッセージの見落としを防ぎたい担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Discordのメッセージが自動でHubSpotのチケットとして作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を顧客対応に充てることができます。
• システムが自動で情報を転記するため、手入力によるコピー＆ペーストのミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、投稿されたメッセージ内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、チケット作成の対象としたいDiscordサーバーのIDおよびチャンネルIDを任意で設定してください。これにより、特定のチャンネルへの投稿のみを検知してワークフローを起動できます。

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■注意事項

• Discord、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。