Jira Software作成された課題をMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ1: Jira SoftwareとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Jira SoftwareとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
　※参考：Jira Sofrwareのマイアプリ登録方法
　※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、Microsoft Excelの連携を行う際の認証に失敗する可能性があります。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Jira Softwareの課題が作成された時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：課題が作成されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、サブドメイン、プロジェクトキーを選択・入力してください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Microsoft Excelにレコードを追加するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択します。

2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　※下図は入力例です。
　※データベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらでも詳細を確認できます。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　追加するレコードの値を、ステップ2で取得したアウトプットを活用して入力してください。
　※下図は入力例です。
　※Microsoft Excelのシートの項目が表示されます。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」フローの完成です。

Jira SoftwareやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもJira SoftwareやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Jira Softwareを活用した自動化例

Jira Softwareで課題が作成されたらタスク管理アプリに追加する

Jira Softwareで課題が作成されたらAsanaやTrelloなどに自動で追加します。

フォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する

GoogleフォームやHubSpotなどのフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を自動で作成します。

Jira Softwareで課題が作成されたらチャットツールに通知する

Jira Softwareで課題が作成されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Microsoft Excelを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動で登録します。

クラウドストレージに保存されたファイルをOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

BoxやDropboxに保存されたファイルをOCRで読み取りMicrosoft Excelに自動で追加します。

顧客管理アプリにレコードが追加されたらMicrosoft Excelに追加する

SalesforceやHubSpotなどにレコードが追加されたらMicrosoft Excelに自動で追加します。

Jira SoftwareとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1: 作業効率の向上

Jira SoftwareとMicrosoft Excelの連携によって、手動でのデータ転記が不要になります。課題の情報が自動的にMicrosoft Excelに反映されることで、チームメンバーはデータ転記に費やしていた時間を課題の対応に充てることができるはずです。また、プロジェクトリーダーは、アプリに行き来が無くなることで、優先度の調整や担当者の割り振りをスムーズに行えるのではないでしょうか。これにより、チーム全体の作業効率の向上やプロジェクトの円滑な進行につながるはずです！

メリット2: エラーの削減

手作業でのデータ転記は、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因となることが多いですよね。連携により情報の同期を自動化できれば、このリスクを大幅に軽減できます。正確な情報がJira SoftwareからMicrosoft Excelに反映されることで、誤ったデータに基づく情報分析や意思決定を防ぐことができれば、信頼性の高いプロジェクト管理につながるはずです。特に、データの正確性が求められる場面では、この自動化が助けとなるのではないでしょうか。

まとめ

Jira Softwareで作成された課題の情報をMicrosoft Excelに自動で同期する方法を紹介しました。この自動化によりデータ入力の手間やエラーのリスクが減少することで、作業効率の向上やプロジェクト進行の円滑化につながるはずです。信頼性の高いデータを基に情報分析や意思決定を行い、プロジェクト管理の精度を高めましょう！Yoomを使えば、連携設定を簡単に行えるので、この機会にぜひ試してみてくださいね。