Jira Softwareの課題をMicrosoft Excelに自動で同期する方法

ステップ1: Jira SoftwareとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Jira SoftwareとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
　※参考：Jira Sofrwareのマイアプリ登録方法
　※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、Microsoft Excelの連携を行う際の認証に失敗する可能性があります。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Jira Softwareの課題が作成された時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：課題が作成されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、サブドメイン、プロジェクトキーを選択・入力してください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Microsoft Excelにレコードを追加するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択します。

2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　※下図は入力例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　追加するレコードの値を、ステップ2で取得したアウトプットを活用して入力してください。
　※下図は入力例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、「Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」フローの完成です。

Jira Softwareを使ったその他の自動化例

他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Jira Softwareの課題が作成された際に、Slackに通知するフローです。チャットツールとの連携によって作成された課題の内容を自動で通知することができるため、スムーズな情報共有が可能になります。プロジェクトごとに連絡先や通知内容を変更して、チーム内の情報の把握漏れを防ぎましょう。

2. Jira Softwareで課題が作成された際に、Google スプレッドシートに情報を追加するフローです。Jira Softwareの情報は、Microsoft Excel以外のデータベースにも同期できます。データの加工方法や情報を共有したい相手に応じて複数のデータベースを使い分けましょう。

3. Jira Softwareで課題が作成された際に、Githubでイシュー作成するフローです。他のプロジェクト管理ツールを利用している担当者に課題を共有する際、情報を自動で同期することで連絡の遅れやミスを防げます。営業チームと開発チームの情報共有などに役立ちます。

まとめ

Jira Softwareで作成された課題の情報をMicrosoft Excelに自動で同期する方法を紹介しました。この自動化によりデータ入力の手間やエラーリスクが減少することで、作業効率の向上とプロジェクトのスムーズな進行が期待できます。信頼性の高いデータを基に情報分析や意思決定を行い、プロジェクト管理の精度を高めましょう。Yoomを使えば、連携設定を簡単に行えます。この機会にぜひお試しください。