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本記事では、Jira Softwareで課題が作成された際に、Microsoft Excelへ課題情報を自動で同期する方法を紹介します。2つのアプリを連携してこの自動化を実現することで、手動でのデータ入力の手間を省き、ヒューマンエラーの発生を抑えることができます。一覧での情報確認やデータ分析をスムーズに行い、プロジェクトを円滑に進めるために、ノーコードツールYoomを活用した連携設定をお試しください。
Jira SoftwareとMicrosoft Excelの連携によって、手動でのデータ転記が不要になります。課題の情報が自動的にデータベースに反映されることで、チームメンバーはデータ転記に費やしていた時間を課題の対応に充てることができます。また、プロジェクトリーダーは、スムーズに課題を一覧で確認し、優先度の調整や担当者の割り振り検討を行うことが可能です。これにより、チーム全体の作業効率の向上やプロジェクトの円滑な進行が期待できるでしょう。
手作業でのデータ転記は、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因となることが多いです。連携により情報の同期を自動化することで、このリスクを大幅に軽減できます。正確な情報がJira SoftwareからMicrosoft Excelに反映されることで、誤ったデータに基づく情報分析や意思決定を防ぎ、信頼性の高いプロジェクト管理が可能になります。特に、データの正確性が求められる場面では、この自動化が助けとなるでしょう。
[Yoomとは]
これから、Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加するというフローボットの作成方法をご紹介します。
それでは、Jira SoftwareとMicrosoft Excelの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使った「Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」業務フローの作成手順をご紹介します。
1. Microsoft Excelで課題を管理するファイルを作成し、OneDriveまたはSharePointに保存してください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Jira SoftwareとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
※参考：Jira Sofrwareのマイアプリ登録方法
※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、Microsoft Excelの連携を行う際の認証に失敗する可能性があります。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：課題が作成されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、サブドメイン、プロジェクトキーを選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択します。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
※下図は入力例です。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値を、ステップ2で取得したアウトプットを活用して入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加する」フローの完成です。
他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Jira Softwareの課題が作成された際に、Slackに通知するフローです。チャットツールとの連携によって作成された課題の内容を自動で通知することができるため、スムーズな情報共有が可能になります。プロジェクトごとに連絡先や通知内容を変更して、チーム内の情報の把握漏れを防ぎましょう。
2. Jira Softwareで課題が作成された際に、Google スプレッドシートに情報を追加するフローです。Jira Softwareの情報は、Microsoft Excel以外のデータベースにも同期できます。データの加工方法や情報を共有したい相手に応じて複数のデータベースを使い分けましょう。
3. Jira Softwareで課題が作成された際に、Githubでイシュー作成するフローです。他のプロジェクト管理ツールを利用している担当者に課題を共有する際、情報を自動で同期することで連絡の遅れやミスを防げます。営業チームと開発チームの情報共有などに役立ちます。
Jira Softwareで作成された課題の情報をMicrosoft Excelに自動で同期する方法を紹介しました。この自動化によりデータ入力の手間やエラーリスクが減少することで、作業効率の向上とプロジェクトのスムーズな進行が期待できます。信頼性の高いデータを基に情報分析や意思決定を行い、プロジェクト管理の精度を高めましょう。Yoomを使えば、連携設定を簡単に行えます。この機会にぜひお試しください。
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