■概要

Outlookに届くアンケート回答の集計を手作業で行い、時間や手間がかかっていませんか？コピー＆ペーストの繰り返しは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取り、Microsoft Excelへデータを格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。面倒な手作業から解放され、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取るアンケート結果の集計・転記に手間を感じているご担当者の方
• 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ入力までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダを任意で選択できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文や件名などを対象に、抽出したい項目（氏名、回答内容など）を自由にカスタマイズできます。
• Microsoft Excelへのレコード追加では、どの列にどの情報を追加するかを、前段のオペレーションで取得した情報などから柔軟に設定可能です。

■注意事項

• OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。