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人事労務業務における定型作業、特にHRMOSの人事管理システムから特定の書類をダウンロードし、その後の処理を行う作業に、手間や時間を取られていませんか？
HRMOSから従業員の雇用契約書をダウンロードした後、そのファイルを自動でクラウドストレージに保存できる業務フローが実現できれば、これまで手作業で行っていたダウンロードと管理の負担を軽減することも可能です！
そのうえ、人事担当者は採用戦略の策定や従業員エンゲージメントの向上といった、より重要な業務に集中できる時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が完了します！
一度設定してしまえば自動で業務が実行されるため、ぜひこの機会に導入し日々の作業をもっと効率的にしていきましょう！
YoomにはHRMOSの雇用契約書を自動でダウンロードして管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、HRMOSから雇用契約書を取得してGoogle Driveに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[HRMOS]／[Google Drive]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、下記リンクを確認しましょう。
Google DriveとYoomのマイアプリ連携
上記のGoogle スプレッドシートの手順を参考にしてください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、HRMOSの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。
アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしてください。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の雇用条件を取得する設定を行いましょう。
HRMOSの社員情報の雇用条件に記載があることを、ご確認ください。
以下はテスト用の情報です。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしてください。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
この時、「←トリガーで取得した値を引用してください」というテキストは削除しましょう。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功したら以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の雇用条件通知書・雇用契約書を取得する設定を行います。
HRMOSの社員情報に、雇用契約書がアップロードされていることをご確認ください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
社員IDとファイルIDはそれぞれ取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
確認し「完了」をクリックしましょう。
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveにファイルをアップロードする設定を行います。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択します。
ファイル名は前項で取得した値から選択しましょう。
今回は「社員コード」を選択し、定型テキスト「_雇用契約書」を追加しました。
※テスト用のため「社員コード」の値が空欄ですが、実際は値が入ります。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されますよ。
以下のようにファイルの添付方法を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Driveにはファイルが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
HRMOSから雇用契約書を取得してGoogle Driveに格納する方法は以上です。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
HRMOSの雇用契約書をダウンロードし、ストレージサービスへの保存を自動化することで、従業員数が増加するにつれて増大するファイル管理の手間と時間を削減し、ヒューマンエラーによる重要な書類の紛失リスクを減らせそうです。
これにより、担当者は採用計画や人材育成といったより戦略的な業務に注力できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がなくても誰でも直感的にフローを構築できるので、もし人事労務業務やその他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージにも保存できますか？
A：
はい、OneDrive、Boxなどお使いのストレージと連携できます。
その際は、Google Driveのアクションを削除し、お使いのストレージとアプリ連携してから、「ファイルをアップロードする」アクションを追加しましょう。
Q：雇用契約書のファイルが添付されていない場合はどうなりますか？
A：
以下の通りエラーが表示されてフローボットが停止する場合があります。
その際はHRMOSに雇用契約書ファイルを添付し、再度お試しください。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
