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「PDFで送られてきた請求書や申込書の内容を手で入力し直す作業に時間がかかりすぎる…」
「手作業での転記だと、どうしても入力ミスが起きてしまう…」
このように、紙媒体をスキャンしたPDFファイルや、テキスト情報を持たないPDF内の日本語データを手作業で転記する業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した日本語PDFを自動で読み取り、その内容をチャットツールに通知したり、データベースに記録したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">日本語のPDFファイルをOCRで読み取り、テキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、普段の業務で扱う日本語PDFのOCR処理と、その後のデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">メールなどで受け取った日本語PDFを自動でOCR処理し、そのテキストデータをDiscordなどのチャットツールに通知する</span>ことで、内容の確認や共有が迅速に行えるようになり、チーム内のコミュニケーションを円滑化します。
<span class="mark-yellow">受信した日本語PDFのOCR結果を自動でメール返信する</span>ことで、問い合わせ対応の一次返信や、関係者への情報共有をスムーズに行うことが可能になり、対応漏れや遅延を防ぎます。
<span class="mark-yellow">メールで受信した日本語PDFの内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録する</span>ことで、手作業によるデータ入力の手間をなくせるはずです。
それではここから代表的な例として、Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRでテキスト化し、その結果をDiscordに自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Outlook
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するOutlookとDiscordの登録方法を解説します。
右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
続いてDiscordをマイアプリ登録します。先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
マイアプリにOutlookとDiscordが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookにPDFファイルを送信しておきましょう！
これらは設定テストで必要になります。
今回は下図のようなPDFファイルを送信してみました。
テスト用のため、ファイル内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「キーワード」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
5.テストボタンをクリックします。
テストが成功すると取得した値が表示され、Outlookのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。
この設定でOCRを行うファイルデータを取得します。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メールID」は入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
このアクションでは、OCRを行うファイルをダウンロードします。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メールID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※メールIDは、先ほどのステップと同様に選択しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、取得した値をプルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いてDiscordにデータを通知するため、Discordに通知したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は全文としています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力してください。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「Outlookに送信されたファイルのOCR結果です。」などは手入力し、毎回変動することが望ましい「全文」などは取得した値を活用しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
OCRを活用することで、紙や画像ベースの情報を効率的にデジタル化し、翻訳や要約、各種アプリへの保存・通知などの業務をスムーズに行えます。
YoomにはOCRを組み合わせた多彩な自動化テンプレートが用意されているので、文書管理や情報共有の効率化に役立ちます！
日本語PDFのOCR処理とデータ連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしや転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速な情報共有が可能になります。</span>
これにより、データ入力にかかっていた時間を削減し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:請求書などの項目別にデータを抽出できますか？（例：「請求金額」「会社名」など、項目と値をセットで取得したい）
A:はい、可能です。
本記事ではテンプレートを利用して全文を抽出しましたが、「抽出したい項目」で「請求金額」「会社名」などを設定すると項目別にデータを取得できます。
Q:PDF以外の画像ファイル（JPG, PNG）も読み取れますか？
A:PDFだけでなく、画像ファイルも読み取ることが可能です。
Q:読み取りエラーが起きたらどうなりますか？（例：フローが止まる、エラー通知が来るなど）
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。(エラーが発生した場合、自動的な再実行は行われません。ご注意下さい)
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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