【ノーコードで実現】日本語PDFをOCRで読み取り、テキストデータを自動で連携する方法

Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

試してみる

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‍■概要
取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
・Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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「PDFで送られてきた請求書や申込書の内容を手で入力し直す作業に時間がかかりすぎる…」
「手作業での転記だと、どうしても入力ミスが起きてしまう…」
このように、紙媒体をスキャンしたPDFファイルや、テキスト情報を持たないPDF内の日本語データを手作業で転記する業務に、手間や課題を感じていませんか？

もし、メールで受信した日本語PDFを自動で読み取り、その内容をチャットツールに通知したり、データベースに記録したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには日本語のPDFファイルをOCRで読み取り、テキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

試してみる

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‍■概要
取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
・Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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日本語PDFのOCR処理を自動化する方法

ここでは、普段の業務で扱う日本語PDFのOCR処理と、その後のデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

チャットツールにOCR結果を連携する

メールなどで受け取った日本語PDFを自動でOCR処理し、そのテキストデータをDiscordなどのチャットツールに通知することで、内容の確認や共有が迅速に行えるようになり、チーム内のコミュニケーションを円滑化します。

Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

試してみる

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‍■概要
取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
・Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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メールツールにOCR結果を連携する

受信した日本語PDFのOCR結果を自動でメール返信することで、問い合わせ対応の一次返信や、関係者への情報共有をスムーズに行うことが可能になり、対応漏れや遅延を防ぎます。

Gmailで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果を返信する

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■概要
メールで受信した日本語のPDFファイル、その内容を手作業で確認しテキスト化する業務に手間を感じていませんか。
特に定型的な書類の場合、同じ作業の繰り返しは非効率であり、入力ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日本語PDFファイルを受信するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その結果をメールで返信までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する日本語PDFのOCR処理に手間を感じている方
・PDFファイルの内容確認と返信という定型業務の自動化を検討している担当者の方
・手作業でのテキスト抽出による入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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データベース/CRMサービスにOCR結果を連携する

メールで受信した日本語PDFの内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートなどのデータベースに自動で記録することで、手作業によるデータ入力の手間をなくせるはずです。

メールで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

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‍■概要
メールで受信した請求書や申込書などのPDFファイル、その内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？
特に日本語のPDFファイルをOCR処理する場合、手動での作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付された日本語PDFファイルのOCR処理からGoogle スプレッドシートへの入力までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信する日本語PDFの内容を手作業で確認・転記している経理や営業事務担当の方
・PDFからテキストを抽出するOCR処理を効率化し、チームへの情報共有を迅速化したい方
・手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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日本語PDFをOCR処理し、結果をチャットツールに通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRでテキスト化し、その結果をDiscordに自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Outlook

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OutlookとDiscordをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

試してみる

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‍■概要
取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
・Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ステップ1：OutlookとDiscordをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するOutlookとDiscordの登録方法を解説します。

Outlook

右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

Discord

続いてDiscordをマイアプリ登録します。先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDiscordを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。

※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。

マイアプリにOutlookとDiscordが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

試してみる

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‍■概要
取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
・請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
・Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する」という名前で格納されています。

「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

ステップ3：Outlookのトリガー設定

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookにPDFファイルを送信しておきましょう！
これらは設定テストで必要になります。

今回は下図のようなPDFファイルを送信してみました。
テスト用のため、ファイル内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

「キーワード」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。

5.テストボタンをクリックします。

テストが成功すると取得した値が表示され、Outlookのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：Outlookの添付ファイルの情報取得設定

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。
この設定でOCRを行うファイルデータを取得します。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メールID」は入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Outlookのファイルをダウンロードする設定

1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
このアクションでは、OCRを行うファイルをダウンロードします。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メールID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※メールIDは、先ほどのステップと同様に選択しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、取得した値をプルダウンから選択してください。

「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いてDiscordにデータを通知するため、Discordに通知したい項目を全て設定するようにしましょう。

複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は全文としています。

入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。

ステップ7：Discordの設定

1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「チャンネルID」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力してください。

「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。

※テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、下記画像のように「Outlookに送信されたファイルのOCR結果です。」などは手入力し、毎回変動することが望ましい「全文」などは取得した値を活用しましょう。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にDiscordにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

OCRを使ったその他の自動化例

OCRを活用することで、紙や画像ベースの情報を効率的にデジタル化し、翻訳や要約、各種アプリへの保存・通知などの業務をスムーズに行えます。
YoomにはOCRを組み合わせた多彩な自動化テンプレートが用意されているので、文書管理や情報共有の効率化に役立ちます！

Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、内容をOCRで読み取り、翻訳結果を格納する

試してみる

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■概要
Boxに保管している海外からの請求書や契約書ファイル、その内容確認や翻訳作業に手間を感じていませんか。
ファイルを開いて内容をコピーし、翻訳ツールに貼り付けて結果を転記する手作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、OCRによるテキスト抽出からAIによる翻訳、結果の格納までを自動化し、Boxを活用したファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで海外の取引先からの書類を管理し、翻訳作業に時間を要している経理や法務担当の方
・多言語のドキュメントを扱うプロジェクトで、Box内の情報を迅速にチームで共有したい方
・ファイル管理に伴うデータ入力の自動化によって、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方

■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する」フローは、ドキュメント管理から情報共有までを自動化する業務ワークフローです。
日々多くのファイルがGoogle Driveに保存される中、必要な情報を迅速に把握することは重要です。
しかし、手動での確認や要約には時間と労力がかかります。
そこで、このワークフローでは、Google Driveに新しいファイルが追加されると自動でOCR機能を使ってテキストを抽出し、Difyによって要約を生成します。
最後に、その要約をSlackに送信することで、チーム全体で効率的に情報を共有できます。
DifyとOCRを活用したこの自動化により、情報処理のスピードと正確性が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに日常的に多くのファイルを保存・管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントの内容を迅速に把握し、チームと共有したいと考えている方
・手動でのOCRや要約作業に時間を取られている方
・Slackを日常的に活用して情報共有を行っているチーム
・業務の効率化と自動化を図りたいと考えている経営者やマネージャー

■注意事項
・Google Drive、Dify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

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■概要
Microsoft Teamsに投稿された請求書や領収書などの画像ファイルから、手作業で文字起こしをしていませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに画像が投稿されるだけで、OCRが画像内のテキストを自動で変換し(convert text in a picture to text)、Google スプレッドシートにその内容を記録できるため、こうした手作業による業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsに投稿される画像の内容を、手作業で転記している方
・画像内のテキストを変換(convert text in a picture to text)し、データとして管理したいと考えている方
・OCRやSaaS連携を活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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GmailでPDFを受信したら、OCRと翻訳を行いNotionに追加する

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■概要
海外からPDFで送られてくる請求書や資料の言語の壁や、その後の転記作業に手間を感じていませんか？
都度翻訳ツールを開いて内容を確認し、手作業で情報を転記する業務は時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをOCRで自動的にテキスト化し、指定言語へ翻訳した上でNotionへスムーズに登録できます。一連の作業を自動化し、多言語ドキュメントの管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類を扱う機会が多い方
・PDFをOCRで読み取り翻訳する作業を手動で行っている方
・GmailやNotionを活用しており、ドキュメント管理の自動化を検討している方

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

日本語PDFのOCR処理とデータ連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた文字起こしや転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速な情報共有が可能になります。

これにより、データ入力にかかっていた時間を削減し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q:請求書などの項目別にデータを抽出できますか？（例：「請求金額」「会社名」など、項目と値をセットで取得したい）

A:はい、可能です。
本記事ではテンプレートを利用して全文を抽出しましたが、「抽出したい項目」で「請求金額」「会社名」などを設定すると項目別にデータを取得できます。

Q:PDF以外の画像ファイル（JPG, PNG）も読み取れますか？

A:PDFだけでなく、画像ファイルも読み取ることが可能です。

Q:読み取りエラーが起きたらどうなりますか？（例：フローが止まる、エラー通知が来るなど）

A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。(エラーが発生した場合、自動的な再実行は行われません。ご注意下さい)
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。

エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。