GmailでPDFを受信したら、OCRと翻訳を行いNotionに追加する

■概要

海外からPDFで送られてくる請求書や資料の言語の壁や、その後の転記作業に手間を感じていませんか？
都度翻訳ツールを開いて内容を確認し、手作業で情報を転記する業務は時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFをOCRで自動的にテキスト化し、指定言語へ翻訳した上でNotionへスムーズに登録できます。一連の作業を自動化し、多言語ドキュメントの管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外との取引が多く、外国語で記載されたPDF書類を扱う機会が多い方
• PDFをOCRで読み取り翻訳する作業を手動で行っている方
• GmailやNotionを活用しており、ドキュメント管理の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPDFを受信後、OCRと翻訳を経てNotionへ自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での翻訳やデータ転記によるコピーミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでメールに添付されたPDFファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを指定します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能でPDFを読み取る際に、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先となるデータベースIDを任意で設定してください。
• AI機能の翻訳では、日本語や英語など、翻訳したい言語を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。