Outlookで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をDiscordに送信する

‍■概要

取引先からOutlookで受信する請求書や注文書など、日本語PDFの内容確認や転記作業に手間を感じていませんか。
目視での確認や手作業での入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された日本語PDFファイルを自動でOCR処理し、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する日本語PDFのOCR処理を手作業で行い、非効率を感じている方
• 請求書や契約書などのPDFからテキスト情報を抽出し、別アプリに転記している方
• Discordを業務連絡に活用しており、定型的な情報共有を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、日本語PDFのOCR処理とDiscordへの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記ミスや、PDFファイルの確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、前のステップでダウンロードしたPDFファイルに対してOCR処理を実行します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象ファイルから抽出したい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意でカスタムすることが可能です。
• Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できるだけでなく、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、OCRで取得した情報などを変数として埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924