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「OneDriveとGoogle Drive、両方使っているけどファイルの同期が面倒…」
「OneDriveに保存したファイルを、手作業でGoogle Driveにバックアップしていて時間がかかるし、忘れることもある…」
このように、複数のクラウドストレージ間での手作業によるデータ連携に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
そこで活用したいのが、OneDriveにファイルやフォルダを追加するだけで、自動的にGoogle Driveにも反映される仕組みです！
この仕組みを活用すれば、こうした日々の定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、手間や時間もあまりかかりません。ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveとGoogle Driveを連携し、様々な業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
■概要
OneDriveとGoogle Driveを併用していると、フォルダの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
片方に作成したフォルダをもう一方にも手作業で作成するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。このワークフローは、OneDriveでフォルダが作成された際に、自動でGoogle Driveにも同じフォルダを作成するものです。
これにより、二重管理の手間をなくし、効率的で正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのフォルダ同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージ間でのファイル共有を円滑にし、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業によるフォルダの作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を正確に行いたい方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveとGoogle Driveを連携してできること
OneDriveとGoogle DriveのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたファイルやフォルダの同期・バックアップ作業を自動化することができます。
これにより、作業時間の短縮やヒューマンエラーの防止に繋がり、業務全体の効率を向上させることができるでしょう。
これからご紹介する具体的な自動化例は、Yoomのアカウント登録後すぐにお試しいただけます。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
OneDriveにフォルダが作成されたら、Google Driveにも作成する
OneDriveで新しいプロジェクトや案件のフォルダを作成した際に、都度Google Drive側にも同じフォルダを手動で作成する作業は、地味ながらも手間がかかり、作成漏れや命名ミスを引き起こす原因にもなりますよね。
この連携を設定すれば、OneDriveでのフォルダ作成をきっかけに、自動でGoogle Driveにも同一のフォルダが作成されるため、二度手間を省き、フォルダ構成を正確に保つことができるでしょう。
■概要
OneDriveとGoogle Driveを併用していると、フォルダの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
片方に作成したフォルダをもう一方にも手作業で作成するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。このワークフローは、OneDriveでフォルダが作成された際に、自動でGoogle Driveにも同じフォルダを作成するものです。
これにより、二重管理の手間をなくし、効率的で正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのフォルダ同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージ間でのファイル共有を円滑にし、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業によるフォルダの作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を正確に行いたい方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Google Driveにバックアップする
重要なファイルをOneDriveにアップロードした後、万が一に備えてGoogle Driveにも手動でバックアップしているケースは少なくありません。
しかしこの作業は忘れがちで、データ保全の観点からもリスクが伴う…といった不安を抱えてはいませんか？
この連携を活用することで、OneDriveへのファイルアップロードを検知し、自動的に指定したGoogle Driveのフォルダへファイルがバックアップされるため、データ保全の手間とリスクを効果的に削減することが期待できます。
■概要
OneDriveとGoogle Driveの両方を利用していると、ファイルのバックアップや同期作業に手間を感じることはないでしょうか。
手作業によるファイルの移動は時間がかかるだけでなく、コピー漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でバックアップが作成されます。
これにより、重要なファイルの二重管理を確実かつ効率的に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル管理に課題を抱える方
・部署やチーム間で異なるストレージを利用しており、データのバックアップ体制を構築したい方
・重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ保全性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOneDriveとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「OneDriveにフォルダが作成されたら、Google Driveにも作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
OneDriveとGoogle Driveを併用していると、フォルダの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
片方に作成したフォルダをもう一方にも手作業で作成するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。このワークフローは、OneDriveでフォルダが作成された際に、自動でGoogle Driveにも同じフォルダを作成するものです。
これにより、二重管理の手間をなくし、効率的で正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのフォルダ同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージ間でのファイル共有を円滑にし、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業によるフォルダの作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を正確に行いたい方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OneDriveとGoogle Driveをマイアプリ登録
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【OneDriveのマイアプリ登録】
検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
※「Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにサインイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に移動するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを使用しているので、以下のバナーをクリックし、まずはテンプレートをコピーしてください。
■概要
OneDriveとGoogle Driveを併用していると、フォルダの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
片方に作成したフォルダをもう一方にも手作業で作成するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。このワークフローは、OneDriveでフォルダが作成された際に、自動でGoogle Driveにも同じフォルダを作成するものです。
これにより、二重管理の手間をなくし、効率的で正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのフォルダ同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージ間でのファイル共有を円滑にし、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業によるフォルダの作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ管理を正確に行いたい方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、特定のOneDriveフォルダ内にファイルが作成（もしくは更新）された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スムーズなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
候補はYoomと連携しているアカウントに紐づいて表示されるので、フローで使用する該当のドライブを選択してくださいね！
「フォルダID」も「ドライブID」と同様に、候補から選択してください。
ここで設定したフォルダ内にファイルが作成（もしくは更新）されると、フローが起動するようになりますよ！
設定完了後は動作チェックのためにテストを行いますので、「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用のフォルダを作成してください。
テスト用なので、架空の情報（「テストフォルダ」や「Demoフォルダ」など）でOKです！
作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したフォルダの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値（Google Driveのファイル名などに自動活用）として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ4：分岐条件の設定
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
それでは設定を進めていきましょう。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件の設定です。
ここでは、「作成日時≒最終更新日時」以外の場合に、後続のGoogle Driveのフォルダ作成アクションに進むように設定を行います。
この分岐条件の設定を入れることで、特定のOneDriveフォルダ内のファイルが「更新」された際はGoogle Driveにフォルダを作成せず、新たにファイルが「作成」された場合にのみフォルダを作成できるようになりますよ！
ここではステップ3でOneDriveから取得した値のうち、「作成日時」が「最終更新日時」と異なる場合以外は、後続のアクションへ繋げる条件として設定されています。
テンプレートを使用していることですでに設定が完了しているため、特に変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5：Google Driveのフォルダ作成設定
続いて、OneDriveに作成されたフォルダ情報を使って、Google Driveにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「フォルダを作成する」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のように行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google Driveにフォルダが作成されていることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作することを確認しましょう！
以上が、「OneDriveにフォルダが作成されたら、Google Driveにも作成する」フローの作成手順でした！
Google DriveのデータをOneDriveに連携したい場合
今回はOneDriveからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからOneDriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveに特定条件のフォルダが作成されたら、OneDriveにもフォルダを作成する
Google Drive側で特定のルールに基づいてフォルダが作成された際に、OneDriveにも自動で同期したい場合にこの連携が役立つでしょう。
例えば、チームで共有しているGoogle Driveの特定プロジェクトフォルダが作成されたら、個人の作業用OneDriveにも同じフォルダを自動生成するといった運用が可能です。
手動でのフォルダ同期作業を省き、両方のストレージで最新のフォルダ構成を維持することが期待できます。
また、特定のキーワードを含むフォルダのみを同期するなどの条件分岐を設定することで、より効率的な管理が実現できるでしょう！
■概要
Google DriveとOneDriveを併用していると、フォルダ構造の同期やファイルのバックアップに手間がかかっていませんか。
片方でフォルダを作成した後、もう片方で同じものを作成する作業は、時間もかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダが作成されると、自動でOneDriveにも同じフォルダが作成されるため、手作業による二重管理から解放され、よりスムーズなデータ連携が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを併用し、フォルダの手動同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージのデータを連携させ、バックアップ作業を効率化したい方
・チームでの共同作業において、ストレージ間のフォルダ作成漏れを防ぎたい管理者の方
■注意事項
・Google Drive、OneDrivveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、OneDriveにバックアップする
チームメンバーがGoogle Driveにアップロードした重要なファイルを、会社の公式ストレージであるOneDriveにも確実にバックアップしたい、といったニーズもあるでしょう。
この設定により、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけとして、自動的にOneDriveへファイルがコピーされるため、手作業によるバックアップ漏れを防ぎ、組織としてのデータ管理の強化をサポートします。
こちらも、特定のファイル形式やサイズに基づいてバックアップ対象を選択するなど、条件に応じた柔軟な運用が可能です！
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OneDriveにバックアップする」フローは、クラウド間のデータ管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
Google Driveでのファイル保存が自動的にOneDriveにバックアップされるため、大切なデータの二重保存が簡単に実現します。
これにより、データの安全性を高めつつ、日常の作業効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを両方利用している企業のIT担当者
・データのバックアップ作業に時間を割きたくないビジネスパーソン
・複数のクラウドサービス間でファイル管理を効率化したいチームリーダー
・データ紛失のリスクを減らしたい経営者自動化ツールを活用して業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
OneDriveやGoogle Driveは、クラウドストレージとして業務ファイルの管理に欠かせない存在です。
Yoomのテンプレートを使えば、契約書や取引先情報の管理、OCR処理による書類活用などを自動化でき、バックオフィスや営業事務の効率化に直結します。
OneDriveを使った自動化例
OneDriveのAPI連携を活用すれば、Notionやkintoneでの情報登録をトリガーにフォルダを作成したり、クラウドサインやGMOサインで締結した契約書を自動で格納できます。
これにより、ファイル整理の手間が省け、契約・顧客管理の正確性が向上します！
■概要
Airtableで取引先情報を管理しているものの、関連書類を保管するために都度OneDriveにフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先レコードが登録されると、自動でOneDriveに取引先名のフォルダが作成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとOneDriveを併用し、取引先管理を手作業で行っている方
・データの入力とファイル管理の二度手間をなくし、業務効率を改善したい方
・フォルダの作成忘れや命名規則の揺れといったミスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Airtable、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。
Notionのデータベース上の任意のページから1クリックでOneDriveのフォルダを作成し、作成したフォルダのURLをNotionの任意のプロパティに格納します。
kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに記載します。
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
Google Driveを使った自動化例
Google DriveのAPI連携によってOCRや通知機能と組み合わせることが可能です。
アップロードされたファイルを自動でGoogle スプレッドシートに反映したり、Google Chat、Microsoft Teamsに通知する仕組みを構築すれば、承認フローや情報共有をスムーズに進められます！
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされるだけでOCR機能が自動でテキストを読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するため、データ入力業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務に手間を感じている方
・請求書や領収書などの画像データから、手作業でのテキスト転記に課題を持つ経理担当者の方
・OCRを活用した業務自動化を推進し、入力業務の効率化を目指している情報システム担当者の方
■注意事項
・Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle Chatに通知する」ワークフローを利用すると、Google Driveへのファイルアップロードが自動で処理されます。
OCRで読み取った情報がGoogle Chatに通知され、情報共有が効率化されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・文書管理や情報共有をGoogle Driveで行っている方
・ファイルがアップロードされたタイミングで迅速に内容を確認したい方
・OCR（光学文字認識）技術を利用して画像やスキャンデータから文字情報を抜き出したい方
・Google Chatを社内コミュニケーションツールとして利用している方
・ファイルに関する情報をスピーディにチームメンバーと共有したいと考えている方
・手動で確認する手間を省きたいと感じている方
■注意事項
・Google DriveとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Google Driveの指定のフォルダに特定のファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する」フローは、ファイル管理と承認プロセスを自動化する業務ワークフローです。
日常業務でGoogle Driveにファイルを追加するたびに、手動で承認依頼を送ったり、Microsoft Teamsで通知を行ったりするのは手間がかかります。
このフローを活用することで、ファイル追加時に自動で承認依頼が送信され、Microsoft Teamsに即座に通知が届くため、業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理と承認プロセスを効率化したいビジネスユーザー
・Microsoft Teamsを利用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいIT担当者
・承認フローの手動作業を減らし、業務のスピードアップを図りたい経営者
・チームの作業負担を軽減し、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？
OneDriveとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルやフォルダの同期、バックアップといった反復作業の手間を削減し、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。
これにより、担当者はストレージ間のデータ整理に時間を費やすことなく、最新の情報を参照しながら、本来注力すべき企画立案や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃうのもポイント！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるため、柔軟に様々な業務内容に合わせることが可能です。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
まずは本記事を参考に、OneDriveとGoogle Driveの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
よくあるご質問
Q：ファイルの更新も同期できますか？
A：はい、可能です。OneDriveをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動することができます。
Q：フォルダ内のファイルも同期できますか？
A：はい、可能です。OneDriveのフォルダ内にアップロードされたファイルのダウンロードアクションをフローに入れることで、実現できます。
Q：同期に失敗した場合、どうなりますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、同期が失敗している旨の通知が届きます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することも可能です。
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