Google Driveの指定のフォルダに特定のファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する
Google Driveの指定のフォルダに特定のファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードされた契約書や請求書などの重要ファイルを、手作業で確認し関係者に承認依頼や通知を行っていませんか？手動の運用では、確認漏れや通知の遅れが発生しやすく、業務停滞の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると自動で承認依頼を行い、その結果をMicrosoft Teamsに通知するため、一連の承認プロセスをスムーズに自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理と承認フローを効率化したいと考えている方
- 承認依頼や完了通知などをMicrosoft Teamsで実施しており、手作業に手間を感じている方
- ファイル管理から承認、通知までの一連の業務プロセスを自動化したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、承認依頼から通知までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応によって発生しがちな承認依頼の送り忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、ファイルの種類などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、適切な担当者へ承認などの対応を依頼します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、対応依頼の状況などを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先となる任意のチームID、チャネルIDを設定してください。
- 通知するメッセージ内容は、事前のアクションで取得したファイル名やURLなどの情報を含めて自由に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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