Google Driveの指定のフォルダに特定のファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Google Driveで管理している請求書や契約書などの重要書類について、その後の承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。手動での対応は時間がかかるだけでなく、依頼漏れや通知忘れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されるだけで自動で承認依頼が送付され、対応後にはMicrosoft Teamsへ通知されるため、一連の業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで書類を管理し、その後の承認プロセスに手間を感じている経理・法務担当者の方
• 申請された書類の確認や承認、関係者への共有を効率化したいと考えているマネージャーの方
• Microsoft Teamsを活用し、社内の申請・承認フローの自動化を推進している情報システム部の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に承認依頼と通知が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動での承認依頼や関係部署への共有で起こりがちな、依頼漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分けます。
4. 続いて、オペレーションで担当者依頼機能を使用し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで承認者に承認を依頼します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルに通知を送ります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定で、フローボットがフォルダをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能では、例えばファイル名に「請求書」が含まれる場合のみ処理を進めるなど、業務に合わせた分岐条件を自由に設定できます。
• 担当者依頼機能では、依頼メッセージの内容を自由に編集でき、Google Driveから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージの内容や、通知先にしたいチャンネル、メンション相手も任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。