■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などの画像ファイルを確認し、その内容を一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると自動でAIが内容を読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するため、こうした課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した書類の内容をMicrosoft Excelに手入力している経理や営業事務の方
- 画像やPDFファイルからのデータ転記作業において、入力ミスや確認漏れを防止したい方
- 紙媒体で受け取った書類をデータ化し、一元管理する業務フローの構築を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルを追加するだけでOCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの追加までが自動化され、手作業での転記時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防止し、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- AI機能で文字情報を読み取る際に、請求書番号や金額、日付など、抽出したい特定の項目を自由に設定することが可能です。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのテーブル範囲にデータを追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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