■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされるだけでOCR機能が自動でテキストを読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するため、データ入力業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務に手間を感じている方
• 請求書や領収書などの画像データから、手作業でのテキスト転記に課題を持つ経理担当者の方
• OCRを活用した業務自動化を推進し、入力業務の効率化を目指している情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のファイルに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい画像ファイルから抽出したい項目（日付、合計金額など）を任意で設定できます。
• Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定でき、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081