【ノーコードで実現】OneDriveのデータをGmailに自動的に連携する方法

毎日指定時刻にOneDriveのファイル一覧を取得しGmailで共有する

指定した時刻にファイル情報を共有できるため、ファイルチェックがスムーズになるでしょう。
毎日、チーム内でファイル情報を共有している方におすすめのフローです。

OneDriveとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくOneDriveとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はOneDriveにファイルがアップロードされたらGmailに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• OneDriveとGmailをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるOneDriveのトリガー設定とその後に続くGmailのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:OneDriveとGmailをマイアプリ登録

OneDriveとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

OneDriveの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからOneDriveを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、OneDriveにログインしてください。

Gmailの連携方法

先ほどと同様に、一覧からGmailを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしましょう。

以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。

自身のマイアプリ欄に、OneDriveとGmailが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、特定フォルダ内にファイルが作成されたらフローボットを起動する設定を行うため、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるOneDriveのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。

次に、「ドライブID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。

スクロールし、「フォルダ名」を設定します。
こちらは対象となるフォルダがヒットしない場合に使用するので、フォルダ名の一部を入力しましょう。

次に、「フォルダID」を候補から選択します。
OneDriveのフォルダにファイルをアップロードしておきましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、以下のように「テスト成功」と表示されます。

その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Gmailに通知する設定

続いて、Gmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

次に、OneDriveのファイルアップロードを通知したい宛先を「To」に入力しましょう。

スクロールし、「件名」と「本文」を設定してください。

• 「件名」→任意で設定
• 「本文」→OneDriveのアウトプットを活用して設定
  以下は例ですので、任意で設定しましょう。
  アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

「メールの送信内容」が表示されるので、間違いがないか確認し、「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックします。

Gmailに移動すると、メッセージが送信されているはずです！

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがOneDriveにファイルがアップロードされたらGmailに通知するフローでした。

OneDriveやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

OneDriveやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

OneDriveを使った自動化例

チャットツールに書類が通知された際やステータス更新をトリガーにOneDriveに自動格納したり、フォルダを作成したりできます。

Gmailを使った自動化例

Gmailで受信したメール内容を通知したり、データベースに追加したりできます。毎日指定した時間にその日のスケジュールを通知することも可能です。

終わりに

いかがでしたか？OneDriveとGmailを連携すれば、「ファイルの確認を迅速にしたい」「手動での通知を減らしたい」「業務をもっと効率化したい」といった課題を解決できます。

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