Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

日々多くのメールを受信していると、重要な連絡の見落としやチームへの共有漏れが起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、重要度を判断します。そして、重要なメールのみを即座にMicrosoft Teamsへ通知することで、確認漏れを防ぎ、迅速な対応を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での情報共有を迅速化したいと考えている方
• AIを活用した業務自動化に興味があり、手軽に始めてみたいと考えているビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• 受信したメールをAIが自動で分析し重要度を判定して通知するため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 人の手による確認で起こりがちな重要メールの見落としや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」を設定し、自動化を開始する条件を指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約させ、重要度を判定するように指示します。
4. 次に、分岐機能を使って、AIが判定した重要度に応じて処理を分けます。
5. 最後に、重要度が高いと判断された場合のみ、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで指定したチャネルに通知するよう設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランでご利用いただけるオペレーションです。フリープランの場合、このオペレーションを含むフローボットはエラーとなりますのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランには2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中は分岐機能を含むすべての機能やアプリを試すことが可能です。
• Microsoft Teamsとの連携には、Microsoft 365の一般法人向けプランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、Yoomとの連携認証に失敗する可能性があります。