OneDriveでファイルが更新されたら、Outlookに更新内容を通知する

■概要

OneDriveでファイルを共有する際、更新の都度、関係者に手動で連絡していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な更新の通知漏れに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定のフォルダでファイルが更新されると、その内容が自動でOutlookから関係者にメールで通知されるため、こうした連絡業務の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveでチームや部署間のファイル共有を行っており、更新通知を効率化したい方
• 手動でのファイル更新連絡に手間を感じており、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
• 定型的な連絡業務を自動化することで、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveのファイル更新をトリガーに自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手作業による連絡で発生しがちな、通知の遅延や宛先間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件で後続の処理を分けるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、更新されたファイル情報を含めた通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、OneDriveで取得したファイル名や更新者などの情報をもとに、「特定のファイル形式の場合のみ通知する」など、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にファイル名や更新日時といった変数を埋め込み、動的な通知内容を作成することが可能です。

■注意事項

・OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。