毎日指定時刻にOneDriveのファイル一覧を取得しGmailで共有する

■概要

毎日、OneDriveの特定のフォルダをチェックし、そのファイル一覧をまとめてメールで共有する作業に、時間を取られていませんか？この定型的な作業は、手作業で行うと確認漏れや記載ミスが発生する可能性もあり、地味ながらも神経を使う業務です。このワークフローを活用すれば、指定した時刻にOneDriveのファイル一覧を自動で取得し、内容を整形してGmailで関係者に共有するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとGmailを使い、定期的なファイル共有を行っている方
• 手作業での報告メール作成に負担を感じ、業務を効率化したいと考えている方
• チーム内の情報共有を自動化し、抜け漏れのない円滑な連携を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定時刻にファイル一覧の取得からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業での確認や報告に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの確認漏れや、メールへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで対象のフォルダを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報をもとにメールの本文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した本文を用いて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズできます。OneDriveから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、定型文と組み合わせることで、状況に応じた報告メールを自動生成できます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文はもちろん、宛先、CC、BCCを自由に設定可能です。チームや部署など、共有したい相手に合わせて通知内容を柔軟に調整してください。

■注意事項‍

• OneDrive、GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。