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設計図や図面などをPDFファイルで受け取り、CADソフトで編集するために手作業でDWG形式に変換しているものの、ファイルを探して一つひとつ変換する作業に時間がかかっていませんか？
また、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーが発生し、業務に支障をきたすケースもあるかもしれません。
もし<span class="mark-yellow">メールやチャットなどで受信したPDFファイルを自動でDWG形式に変換し、指定のストレージサービスに保存できる仕組み</span>があればこうした日々の煩わしい作業から解放されますね。
その結果、設計やレビューといった本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをDWG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、PDFファイルをDWG形式に自動で変換し、指定のツールに格納する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
メール・チャット・フォームなど様々な業務シーンに対応した自動化が可能ですので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailなどでPDFファイルを受信したことをトリガーに、ファイルを自動でDWG形式に変換し、Dropboxなどのストレージサービスに保存する</span>フローです。
これまで手作業で行っていたメールからのファイル保存と形式変換の手間をまとめて解消できます。
<span class="mark-yellow">YoomのフォームなどでPDFファイルがアップロードされた際、自動でDWG形式に変換してGoogle Driveなどのストレージサービスに格納する</span>フローです。
申請や依頼などで受け取ったファイルの管理を効率化し、後続の作業へスムーズに繋げられます。
<span class="mark-yellow">SlackなどのチャットツールでPDFファイルが投稿された際、そのファイルを自動でDWGに変換してBoxなどのストレージサービスに保存する</span>フローです。
日々のやり取りの中で発生するファイル変換作業を自動化することで、コミュニケーションを円滑に進めるのに役立ちます。
それではここから代表的な例として、GmailでPDFを受信したら、DWGに変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに上記のキーワードを含むPDFファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「図面」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加します。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
今回は操作例としてAnyConvを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストを実行してください。
1から順番にテストが実行されていきます。処理が終わるまでそのまま待ちましょう。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がPDFからDWGに変換されました！
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま、「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。
今回は例として図面フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Dropboxに、DWG形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでPDFを受信したら、DWGに変換してDropboxに格納する方法でした！
Yoomでは、DWGへの変換以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Dropboxにアップロードされたファイル（音声、PDF、請求書など）をOCRや文字起こしで自動処理し、その結果をGoogleスプレッドシートに追加したり、Slackなどのチャットツールに通知できます。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を大幅に向上させます。
PDFからDWGへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換と保存の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより担当者は、いつでも最新の図面データにアクセスできるようになり、設計やレビューといったコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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