■概要
毎月発生する請求書の処理は経理担当者にとって欠かせない業務ですが、Dropboxに保存されたPDFの内容を目で確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間もかかるうえ入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに請求書PDFがアップロードされるだけでOCRが自動で明細情報を読み取りMicrosoft Excelへ追加するため、面倒な転記作業から解放され業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Excelで請求書管理をしており、手作業に課題を感じている方
- 請求書処理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 毎月の定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテーブル（表）情報を抽出します。
- 分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った明細データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、請求書PDFがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取ったデータの内容に応じて処理を分けるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのシートに、どの項目（列）をどのような順序で追加するかを詳細に設定可能です。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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