■概要
取引先からメールで受信したPDF図面を、都度DWG形式に変換して所定のフォルダに保存する作業は手間がかかるものです。特に、急ぎの案件が重なるとファイルの変換忘れや保存ミスも起こりやすくなります。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でpdf to dwgの変換処理を行い、指定のDropboxフォルダに格納します。手作業によるファイル変換と管理の手間を省き、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取ったPDFからDWGへの変換作業を日常的に行っている設計・開発担当者の方
- pdf to dwgのファイル変換と、その後のフォルダ格納作業を自動化したいと考えている方
- ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、pdfからdwgへの変換とDropboxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの変換漏れや、指定外のフォルダへ保存してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してPDFをDWG形式に変換するよう設定します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したDWGファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件となるメールのキーワード（件名、送信元など）を任意で設定してください
- RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、利用するファイル変換サイトや操作手順をユーザーの環境に合わせて設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定できます
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
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