フォームでPDFを受信したら、DWGに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

設計図などのPDFファイルを扱う際、手作業でDWG形式に変換し、管理することに手間を感じていませんか。特に外部からファイルを受け取るたびに変換とアップロードを繰り返すのは、時間もかかり非効率です。このワークフローを活用すれば、フォームでPDFファイルを受信するだけで、自動でDWGへ変換しGoogle Driveに格納できます。これにより、pdf to dwgに関する一連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するpdf to dwgの変換作業を効率化したいと考えている方
• 外部から受け取ったPDF図面をDWG形式に変換し、手作業で管理している方
• ファイル変換や格納作業の自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームでPDFファイルを受け取るだけで、pdf to dwgの変換からGoogle Driveへの格納までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロード項目を含むフォームが送信されたら起動するよう設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインの変換ツールなどを操作して、受信したPDFファイルをDWG形式に変換します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換されたDWGファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの質問項目は、ファイルアップロード以外にも、プロジェクト名や依頼者名など、管理に必要な項目を自由に設定できます
• Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先となるフォルダは任意のフォルダIDを指定して変更することが可能です

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■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。