SlackでPDFを受信したら、DWGに変換してBoxに格納する

■概要

取引先からSlackで共有されたPDFの設計図などを、手作業でDWG形式に変換し、ファイルサーバーに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした定型的なファイル変換と保存作業の自動化を実現します。SlackにPDFファイルが投稿されるだけで、pdf to dwgへの変換からBoxへの格納までの一連の流れが完了するため、手作業による手間や変換漏れといった課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFからDWG形式へのファイル変換を手作業で行っている方
• SlackとBoxを活用しており、ファイル授受や管理のプロセスを効率化したいと考えている方
• ファイル変換のような定型業務から解放され、より創造的な業務に時間を充てたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、DWGへの変換とBoxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、指定外のフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を設定します。
3. オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをDWG形式に変換する処理を行います。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のDWGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、PDFファイルが投稿される監視対象のチャンネルを任意で指定してください。
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、実際に利用するファイル変換サービスなどの手順に合わせて設定してください。
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定できます。

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■注意事項

• Slack、BoxにのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。