【プログラミング不要】SalesforceのリードデータをGmailに自動的に連携する方法

Salesforceで商談フェーズが締結完了したらGmailに自動通知

商談が締結完了時に手作業でチーム全体に情報共有している方にオススメのフローです。

Salesforceのタスク期限が近い場合、担当者へGmailでリマインド

Salesforceを活用する中で、タスク管理に課題を感じている方にオススメのフローです。
※担当者のメールアドレスを連携するためには、Salesforce内でタスク項目に「Owner.Email」のカスタムフィールドを作成する必要があります。

SalesforceとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にSalesforceとGmailを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceで新規リードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れを大きく分けると以下の通りです。

• SalesforceとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SalesforceとGmailをマイアプリ連携

Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。

検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

SalesforceとYoomの連携方法

Salesforceを検索すると、ログインページが表示されます。
ログイン後、アクセス許可を行うと、連携完了です！

※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
※他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用することができます。

GmailとYoomの連携方法

Gmailを検索するとこのような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックし、ログインをしましょう。
Yoomがアクセス権限を求める画面が表示されるため「続行」をクリックします。
これでGmailの連携も完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 上のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。

2. Salesforceアプリを開く

「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Salesforceと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択

4. APIの接続設定を行う

まずは「トリガーの起動間隔」を選びます。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分の感覚から選べます。
早めにGmailを送信したい場合は、短い間隔での設定がオススメです。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

次に「マイドメインURL」を入力します。
赤枠の注釈を確認しながら、設定を行いましょう！
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Gmailのアクション設定

1. Gmailアプリを開く

「メールを送る」をクリックします。

2. Gmailの設定をする

まずは、必要箇所の確認をしていきましょう。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認

次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「From」欄は候補から選択可能です。

「To」は送信する相手のアドレスを入力します。
入力欄をクリックするとステップ3で設定した項目がアウトプットとして表示されます。
その中から「メールアドレス」を選びましょう！

「CC」や「BCC」は必要に応じて、入力しましょう。
「差出人の名前」は未入力時には、送信者のアドレスが表示されます。

最後に、実際に送信するメール文章を作成します。
「相手先のメールアドレス」同様に「件名」や「本文」もアウトプットを活用しながら設定することで、送信先に応じた文章を作成することができます。
最後に「メール送信テスト」を行い、問題なければ「保存する」をクリックしましょう！

ステップ5：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、Salesforceで新規でリードが作成されたら、リード宛にGmailを自動送信するフローの連携手順です。

SalesforceやGmailを活用した業務自動化フロー

SalesforceやGmailを活用した業務自動化により、作業効率の向上やミスの削減が期待できます。
以下に、SalesforceとGmailをメインで使用するフローをそれぞれ5つずつご紹介します。気になるものがあればぜひ試してみてください！

Salesforceを活用した自動化フロー

Salesforceのデータを活用して、GmailやGoogleカレンダーなどと連携し、業務プロセスを自動化できます。

例えば、取引先責任者情報をもとに定型メールを送信したり、商談フェーズの進捗に応じて通知を行うことが可能です。これにより、手作業の負担を軽減し、業務効率を大幅な向上が期待できます。

Gmailを活用した自動化フロー

Gmailと他のアプリケーションを連携することで、メールの内容を自動的に処理し、データベースへの登録や他のメンバーへの通知を効率化できます。例えば、受信したメールの内容をGoogle スプレッドシートに自動で転記したり、名刺画像をOCRで読み取りSalesforceに登録することが可能です。これにより、情報の一元管理やデータ入力の手間を削減できます。

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まとめ

SalesforceやGmailを活用した業務の自動化は、日々の作業負担を減らし、より重要な業務に集中するための大きな助けになります。

特に、プログラミングの知識がなくても使える仕組みなら、誰でも簡単に導入できて便利ですよね。Yoomなら、設定もシンプルで、専門的なスキルがなくてもスムーズに業務を自動化できます。まずは無料登録して、手間のかかる作業をラクにする仕組みを試してみませんか？