Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに関連資料を整理し、チームでのスムーズな情報共有や管理が見込めます。
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「このファイル、どこに保存したっけ……」
「また同じフォルダを作ってる……」
日々の業務の中で、Salesforceに登録された資料やファイルを手動で整理する作業に、無駄な時間を取られていませんか？そんな煩雑なファイル管理も、SalesforceとGoogle Driveを連携すれば一気に自動化できます。たとえば、Salesforceにファイルがアップロードされたタイミングで自動的にGoogle Driveへ保存できたり、新たに取引先が登録されたら該当フォルダを作成したりできます。
この記事では、SalesforceとGoogle Driveを連携してできることや、具体的な設定方法について詳しくご紹介します。業務の効率化に課題を感じている方には必見です！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSalesforceとGoogle Driveの連携が可能です。
YoomにはあらかじめSalesforceとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
SalesforceとGoogle DriveのAPIを連携すれば、SalesforceのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Salesforceにファイルがアップロードされると、自動的にGoogle Driveに保存するフローです。
顧客や案件に関連するファイルを一元管理し、チーム内での共有やスムーズなアクセスを期待できます。
Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに関連資料を整理し、チームでのスムーズな情報共有や管理が見込めます。
Salesforceのステータスが変更されると、自動的に関連するファイルをGoogle Driveに保存するフローです。
案件や商談の進捗に応じたファイル管理の効率化が見込め、チーム内でのスムーズな情報共有が期待できます。
それでは、さっそく実際にSalesforceとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はSalesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
【Google Driveの場合】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー ファイルがアップロードされたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「ファイルがアップロードされたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、マイドメインURLを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
使用しているプランでの最短時間をおすすめします。
なお、各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
チャンネルIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コンテンツバージョンIDの入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
格納先のフォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
ファイル名の入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」、ファイルは「取得したファイル」になっていることを確認し、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回はSalesforceからの問い合わせをGoogle Driveに登録する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveの情報をSalesforceに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
フォームの回答内容をもとに、自動的にGoogle Driveへファイルを保存し、Salesforceにリードを登録するフローです。
問い合わせ対応や顧客管理を効率化し、スムーズな営業活動につなげます。
SalesforceやGoogle DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。
ファイルがアップロードされたら自動でフォルダに分類したり、共有設定を変更できます。さらに、特定のフォルダに新しいファイルが追加された際に、チームに通知を送ることも可能です。他のツールと連携することで、文書管理やワークフローの効率化を実現できます！
いかがでしたか？SalesforceとGoogle Driveを連携することで、「ファイルの保存や管理を自動化したい」「取引先ごとに資料を整理したい」「業務効率を向上させたい」といった課題をスマートに解決できるはずです。煩雑になりがちなファイル整理や共有の手間を省き、チーム全体の作業がよりスムーズになります。
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