Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Microsoft Teamsでの報告後、都度Google Driveにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、こうした定型業務の効率化とミスの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでの連絡を起点に、Google Driveで情報管理を行っている方
- 手作業によるフォルダ作成に手間を感じており、業務を効率化したいと考えている方
- チーム内の情報共有フローを自動化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでフォルダが自動生成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ、後続の処理が実行されるように設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報（案件名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、フローを起動させたいメッセージに含まれるキーワード（例：「新規案件」「プロジェクト開始」など）を任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Microsoft Teamsのメッセージからどの情報を抜き出してフォルダ名に利用するかを、プロンプト（指示文）で任意に設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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