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Microsoft SharePointを活用した情報共有やファイル管理は多くの企業で行われていますが、関連する業務を手作業で行うことに手間を感じていませんか？
例えば、特定のフォルダにファイルが追加されるたびに、手動で関係者に通知を送ったり、別のクラウドストレージにバックアップしたりする作業は、単純でありながら時間と注意力を要しますよね…
こうした定型業務に追われるあまり、本来集中すべき企画立案や分析といったコア業務の時間が削られてしまうこともあるのではないでしょうか。
この記事では、Microsoft SharePointのAPI連携を活用し、<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても様々な業務を自動化する方法</span>を具体的に解説します。
API連携によって、これまで手作業で行っていたファイル管理や情報共有のプロセスを効率化し、ヒューマンエラーをなくすことで、より生産性の高い働き方を実現できるはずです。
日々の業務を改善したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Microsoft SharePoint APIはMicrosoft SharePointと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Microsoft SharePointを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。
APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Microsoft SharePoint APIの場合は「Microsoft SharePoint」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Microsoft SharePoint APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft SharePoint APIを使った自動化を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft SharePointのファイル作成や更新をアクションの起点として活用することで、ファイルが追加された際に自動でフローを起動させることができます。
例えば、別アプリへのバックアップや関係者への通知などを自動化し、手作業によるファイル管理の手間を省き、共有漏れを防げます。
フローの中にMicrosoft SharePointのフォルダ作成アクションを組み込むことで、任意のタイミングで自動的にフォルダを作成できます。
例えば、問い合わせフォームに新しい回答があった際に、回答内容に応じたフォルダを自動で生成できるため、案件ごとの情報整理を効率化したいときに便利です。
Microsoft SharePointのファイルアップロードアクションを活用することで、他アプリで受け取ったファイルを自動でMicrosoft SharePointに格納できます。
例えば、Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動で特定のフォルダにアップロードできるので、ファイルの保存・管理を効率化したいときにおすすめです。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
Microsoft SharePointのAPIは、Microsoft Graph APIを通じて提供されており、基本的な操作は無料プラン・有料プラン問わず利用することが可能です。
ただし、APIの利用には「レート制限」と呼ばれるリクエスト数の上限が設けられています。
これは、サービスを安定して提供するために、短時間に大量のリクエストが送られることを防ぐ仕組みです。
もし制限を超えてしまうと、一時的にAPIが利用できなくなる（HTTP 429エラー）ことがあるので注意が必要です。
利用する際の注意点をいくつかまとめました。
※詳細はMicrosoft SharePointのサービスサイトをご確認ください。
※2025年07月16日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートを利用し、Microsoft SharePoint APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
はじめにMicrosoft SharePoint APIとYoomを連携する方法を紹介します。
まず、メニューのマイアプリを選択し、「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧画面でMicrosoft SharePointを検索して選択します。
連携するMicrosoftアカウントを選択し、サインインすると完了です。
今回は「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Google Driveにも格納する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google Driveも先程のMicrosoft SharePointと同様、アプリ一覧から検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックし、連携したいアカウントでサインインすると完了です。
ここからフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので「OK」をクリックします。
これで、マイプロジェクトにテンプレートがコピーされました。
それでは、Microsoft SharePointの設定から進めていきます。
1番上の赤枠をクリックしましょう。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進んでください。
タイトルは、変更することができます。
トリガーの起動間隔を設定します。
サイトIDとフォルダIDを候補から設定してください。
上記の設定後、Microsoft SharePointにファイルを作成してテストを行いましょう。
テストが成功すると、Microsoft SharePointから取得した値が表示されるので保存します。
次に、Microsoft SharePointにファイルが作成された場合にのみ、Google Driveにファイルを保存するための設定をします。
2番目の赤枠をクリックしてください。
続く画面で、以下のように設定したら保存しましょう。
分岐条件の右枠は、取得した値から設定しています。
この設定により、新たに作成されたファイルのみをGoogle Driveに保存することができます。
次に、Microsoft SharePointに作成したファイルをダウンロードする設定を行います。
右列の上側の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
ステップ3で作成したファイルが保存されているサイトIDとドライブIDを候補から設定します。
アイテムIDは、取得した値から以下のように設定してください。
上記の設定が済んだら、テストを行いましょう。
テストが成功すると、ファイルがダウンロードされるので保存します。
最後に、Google Driveにファイルを保存する設定を行います。
1番下の赤枠をクリックしてください。
続く画面は、すでに設定されているので次へ進みます。
格納先のフォルダIDを候補から設定します。
Microsoft SharePointに保存したファイルと同じ名前で保存する場合は、以下のようにファイル名に取得した値からアイテム名を設定します。
ファイルの添付方法とファイルが、以下のように設定されていることを確認してテストを行いましょう。
テストが成功すると、指定したフォルダにファイルが保存されます。
Google Driveにファイルが保存されたことを確認できたら、設定を保存してください。
最後に、トリガーをONにすると、全ての設定が完了です。
Yoomでは、Microsoft SharePointと各種サービスを連携させるテンプレートを多数用意しており、ドキュメント管理や情報共有の自動化を実現できます。
普段使用しているツールと連携し、Microsoft SharePointを中心とした効率的な業務フローを構築しましょう！
Microsoft SharePointにファイルが追加された際、自動でSlackやGmail、kintoneなどに通知・登録することができます。
これにより、ファイル共有の漏れや確認作業の手間が省け、社内連携をスムーズに行うことが可能です。
また、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、Outlookに通知可能です。
これにより、チーム全体で変更内容を把握でき、対応漏れを防止できます。
スピーディーな情報共有が可能になり、リストのアイテム追加に伴う確認・連絡の手間を削減できますよ！
Googleフォームやfreeeサインなどから送信・締結されたファイルを、Microsoft SharePointに自動アップロード可能です。
これにより、複数サービスに点在していたファイルをMicrosoft SharePointに一元管理できるようになります。
契約書や請求書など重要な書類を自動で集約でき、管理コストの削減と検索性の向上が期待できますね！
他にも、JotformやGoogle スプレッドシートのデータをトリガーに、Microsoft SharePoint上にフォルダを自動で作成可能です。
これにより、プロジェクトや顧客ごとに必要なフォルダを漏れなく・素早く準備できます。
データ登録と連動したフォルダ作成により、ファイル整理の手間を省き、情報管理の精度を高められますよ！
Microsoft SharePoint API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！</span>
また、担当者がこれまでの手作業から解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整うはずです。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築ができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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