SPIRALの登録情報をMicrosoft Teamsで自動通知！顧客対応をスムーズにする方法

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（SPIRALとMicrosoft Teams）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定とアプリ連携
• トリガーボタンをオンにし、連携スタート

※ご案内

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、事前にご確認ください。

• 有料プランでは、2週間の無料トライアルが利用可能です。期間中は、無料プランで利用制限があるアプリやAI機能（オペレーション）もご利用いただけます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に問題が発生する場合があります。

＞ヘルプ：Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

SPIRALとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なアイテムを以下にまとめました。

SPIRAL

• SPIRALのアカウント情報（管理画面からの操作が必要のため）
• アクセストークン
  • SPIRAL にログインして、管理画面にアクセスします。
  • 「アカウント発行」＞「APIエージェント」に進み、新しいAPIエージェントを作成します。
  • APIエージェントを作成すると、APIキー（アクセストークン）が発行されます。
  • 発行後は、ステータスを有効化して使用可能にします。
    公式サイト：APIエージェント管理

• アプリ
  • SPIRAL内のアプリケーションを指します。
• レコードを追加するデータベース
  • SPIRAL内でのデータベースを指し、アプリケーションの中で管理されるデータの保存先です。

Microsoft Teams

• Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
• チャットID
  • 通知を送るチャット上で右クリックし、表示されたメニューの「リンクをコピー」を選択します。コピーしたURLから取得できます。

• このリンク内に「19: ～ .space」の形式で記載された部分がチャットIDです。

ステップ1　マイアプリ登録

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧と検索窓が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、次にマイアプリ登録を進めます。

SPIRAL

検索結果からアプリ名をクリックします。SPIRALで取得した値を入力する画面が表示されます。

• アカウント名
  • 任意の値を入力してください。メールアドレスなどアカウントの判別ができる値がおすすめです。
• アクセストークン
  • 事前準備で取得した値を入力します。公式サイト：APIエージェント管理

必須項目を入力し、追加ボタンをクリックすると、SPIRALのマイアプリ登録が完了します。

Microsoft Teams

検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。

こちらの画面に遷移後、Microsoft365のログイン情報を入力します。

これで、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが作成されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

こちらではSPIRALのデータベースから情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• SPIRALと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • フローボットの起動時間間隔を設定します。5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
• アプリID
  • 編集欄をクリックすると、アプリの候補が表示されます。該当のアプリを選ぶとIDが引用されます。
• データベースID
  • 編集欄をクリックするとデータベースの候補が表示され、該当のデータベースを選択するとIDが引用されます。

→テストをクリックします。→成功した後、SPIRALのデータベース項目の値を追加します。「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。

クリックすると、JSONPathの指定画面が表示されます。そこで、SPIRALから取得できた値をアウトプットとして追加する操作を行います。

• SPIRALの項目が表示されます。通知に利用したい項目の横にある、青いプラスボタンをクリックすると、アウトプットとして値に追加されます。後の通知内容の設定時に利用できるようになります。
• 追加した項目は右側に表示されます。選択後、右下の「追加」をクリックします。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

ここではMicrosoft Teamsへの通知設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• チームID
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択すると、IDが引用されます。

• チャンネルID
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。

• メッセージ

• 通知する定型文を作成します。

• 送信するメッセージの定型文を作ります。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。Microsoft Teamsに送信する内容を選択すると、自動で埋め込みコードが引用されます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。

• Microsoft Teamsでは、通知メッセージをリッチで構造化された形に表示するために、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行はタグ<br/>を挿入する必要があります。
• メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>Microsoft Teamsで通知を確認しました。

今回使用したフローボットテンプレートは、こちらです。

もっと活用！SPIRALを使った自動化3選

SPIRALはMicrosoft Teamsとの連携にとどまらず、他のアプリとも連携し、自動化の幅をさらに広げることができます。

1　SPIRALで取引先登録時にOneDriveフォルダを自動作成

SPIRALで取引先を登録すると、OneDriveにフォルダが自動で作成されます。手動でフォルダを作成する際のばらつきや命名ルールのミスがなくなり、一貫したフォルダ管理が可能になります。これにより、チーム全体で統一されたファイル管理が実現します。

2　SPIRAL登録でMicrosoft SharePointフォルダを自動作成

取引先をSPIRALで登録すると、Microsoft SharePointにフォルダが自動作成されます。これにより手動作業による命名ミスや管理ルールの不一致を回避できます。一貫したフォルダ作成フローが確立され、情報共有や管理がより効率的に行えます。

3　SPIRAL登録情報でGoogleカレンダー予定を自動作成

SPIRALで登録された情報を元にGoogleカレンダーに予定が自動で登録されます。この機能で予定の手入力が不要となり、入力ミスや作業漏れを防止できます。スケジュール管理が効率化し、チーム全体での予定共有がスムーズになります。

まとめ

ここまでで、SPIRALとMicrosoft Teamsを簡単に連携できることがご理解いただけたでしょうか？Yoomのフローボットテンプレートなら、プログラミングの知識がなくても、その実現が可能です。
この仕組みにより、情報共有がスムーズになり、部門間の連携や顧客対応がさらに効率化します。また、<span class="mark-yellow">設定は直感的に行えるため、初めての方でもすぐに使い始めることができます。</span>ぜひ、この自動化を試してみてください。詳細は以下のバナーからご確認いただけます！

では、またお会いしましょう！