SPIRALで特定条件に合うレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

SPIRALに特定条件を満たす新しいレコードが登録された際、関連部署や担当者に都度連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業による連絡では、通知の遅れや漏れが発生し、迅速な対応が難しくなることもあります。このワークフローを活用すれば、SPIRALで特定条件に合うレコードが登録されたタイミングを捉え、Microsoft Teamsへ自動で通知することが可能になり、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SPIRALで管理する重要データについて、関係者への迅速な共有を実現したいと考えている方
• SPIRALの更新情報を手作業で確認し、Microsoft Teamsへ通知している運用に非効率を感じている方
• 定型的な通知業務を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、業務の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• SPIRALに特定条件のレコードが登録されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮します。
• 手作業による確認や通知業務がなくなることで、連絡漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SPIRALとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SPIRALから取得したレコード情報の中から特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知メッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいレコードが登録されるデータベースを任意で指定してください。
• 分岐機能の設定では、SPIRALから取得したレコード情報（例えば、特定のステータスや金額など）を基に、どのような条件の場合にMicrosoft Teamsへ通知するかを自由に設定できます。
• Microsoft Teamsへメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、SPIRALから取得したレコード情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• SPIRAL、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。