Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらSalesforceに活動履歴を登録する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで行われる顧客との重要なやり取りを、都度Salesforceに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが内容を解析しSalesforceへ自動で活動履歴を登録するため、こうした情報連携の手間をなくし、抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとSalesforceを併用し、顧客対応履歴を手入力している方
• 営業やCS部門での情報共有の漏れや遅延を防ぎ、連携を強化したいマネージャーの方
• 手作業によるデータ登録を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに活動履歴が自動登録されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや記録の抜け漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定して、監視したいチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージから会社名などの必要な情報を抽出します。
4. オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」を設定し、抽出した情報をもとに該当する取引先を検索します。
5. 最後に、Salesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」を設定し、検索した取引先にメッセージ内容を活動履歴として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Teamsのメッセージ本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、要件など）を任意で設定してください。
• Salesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションでは、ご自身のSalesforce環境に合わせてマイドメインURLや検索条件などを設定してください。
• Salesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションでは、登録する活動履歴の件名やコメントの内容などを、前のステップで取得した情報を使って自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。