「Wrikeでタスクを管理しているけど、その内容を基に見積書や報告書などのPDFを作成する作業、手間に感じていませんか？」
「タスク情報を一つひとつコピーしてPDFに貼り付ける作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがち…」
このように、Wrikeと連携したPDF作成業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Wrikeでタスクが作成・更新されたタイミングで、そのタスク情報を基にPDFファイルを自動で生成できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWrikeのタスク情報をもとにPDFファイルを発行する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Wrikeのタスク情報からPDFを発行するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Wrikeでタスクが作成された際に、そのタスク情報をもとにPDFを自動で発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Wrike
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Wrikeとのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの編集（トリガーとアクションの設定）
- フローの有効化とテスト
ステップ1：WrikeとYoomのマイアプリ連携
はじめに、YoomとWrikeを連携して、操作が行えるように設定します。
Yoomのマイアプリ連携画面からWrikeを追加し、アカウント情報を入力して連携を完了させてください。
詳しい設定方法については、以下のナビを参考にしてください。
Wrikeの連携
右上の検索ボックスに「Wrike」と入力して、表示されたWrikeのアイコンをクリックします。
ログイン画面に移ります。Wrikeに登録しているIDを記入して「次へ」ボタンを押します。
パスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックしましょう。
マイアプリの接続画面に戻ります。ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローを編集する
次に、コピーしたフローを編集していきます。
赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「タスクが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
起動間隔が設定できたら、実際にWrike上でタスクを作成しましょう。
今回は下記の「テストA」というタスクをテストタスクとして使用します！
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
ステップ4：書類を発行する設定
こちらのアクション設定では、事前に作成したPDFテンプレートを選択し、Wrikeのタスク情報から取得したどの情報をPDFのどの項目にマッピングするかを設定します。
赤枠をクリックします。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションはこのままで問題ありません。
GoogleドキュメントにPDFを作成するための雛形となるドキュメントを作成しておきます。
今回は以下のようなドキュメントを使用します。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移ります。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいドキュメントを選択します。
発行した書類を格納しておくGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
出力ファイル名を設定します。
取得した値から選択して設定することも可能です。
設定が済んだら、「次へ」ボタンを押しましょう。
置換対象の文字列の項目を、Wrikeで取得した値を活用して設定していきます。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
テスト成功が確認できたら、Google Driveにもファイルが保存されています。
確認してみましょう！
確認ができたら、最後に完了ボタンを押しておきます。
ステップ5：フローを有効化してテストする
最後に、画面右上の「トリガーOFF」をクリックし、「トリガーをON」にしてから実際にWrikeで新しいタスクを作成してみましょう。
タスク作成後、自動的にPDFが発行されれば設定は完了です！
Wrikeを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Wrikeを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Wrikeに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmail/Outlook、Google Drive、ホットプロファイルなど外部情報を自動でWrikeのタスクとして作成や更新が可能です。
また、WrikeのタスクはBitrix24やSalesforceへ連携し、Slackへ通知も実行できます。
これにより、タスクの発生、情報連携、進捗共有を自動化し、プロジェクト管理の抜け漏れを解消します。
Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する
試してみる
■概要
WrikeとGoogle Driveを併用する中で、ファイルの格納状況を確認しながら手動でタスクを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした繰り返し作業は、タスクの起票漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクを作成するものです。Wrike Google Drive間の連携を自動化することで、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・WrikeとGoogle Driveを連携させ、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・Google Driveへのファイル追加を、担当者へ迅速かつ確実にタスクとして割り当てたいマネージャーの方
・手作業による情報共有やタスクの作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Google DriveとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した特定のメールをもとに、Wrikeでタスクを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した依頼メールの内容を確認し、手作業でWrikeにタスクとして登録する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、特定のGmailアカウントでメールを受信した際に、その内容をもとにWrikeへ自動でタスクを作成し、WrikeとGmail間の連携における手作業を効率化できます。
これにより、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受けた依頼をWrikeで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
・Wrikeへのタスク登録漏れを防ぎ、Gmailからの依頼を確実に管理したいプロジェクトマネージャーの方
・WrikeとGmailを連携させた業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらWrikeのタスクにコメントを追加する
試してみる
■概要
プロジェクト管理でWrikeを利用し、タスクの進捗などをGoogle スプレッドシートで管理している場合、両ツール間の情報連携に手間を感じていませんか。手作業でのコメント入力は、更新漏れやミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、Wrikeの特定タスクへ自動でコメントを追加し、こうしたwrikeとGoogle スプレッドシートの連携作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・WrikeとGoogle スプレッドシートを併用し、タスク管理を行っている方
・wrikeとGoogle スプレッドシート間での転記を手作業で行っており、効率化したい担当者の方
・タスクの進捗報告やコメント入力を自動化し、更新漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
・Google スプレッドシートへの行追加でWrikeのタスクに自動でコメントが追加され、これまで手作業での情報連携に費やしていた時間を短縮できます
・手作業によるコメントの入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、wrikeとgoogle sheets間の正確な情報共有を実現します
■注意事項
・Google スプレッドシートとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらWrikeのタスクも更新するフローです。
Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をWrikeにタスク化する」フローは、メールで受け取った情報を自動的にプロジェクト管理ツールWrikeのタスクとして登録する業務ワークフローです。
日々大量に届くOutlookのメールを手動でWrikeに転記するのは、時間がかかりミスも発生しがちです。このワークフローを利用すれば、重要な情報を逃すことなく、効率的にタスク管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを主に使用しているが、Wrikeでのタスク管理を効率化したい方
・メールからの情報を手動でWrikeに入力しているため、時間と労力を削減したいプロジェクトマネージャー
・チーム全体でのタスク共有を強化し、情報の一元管理を目指している企業のIT担当者
・メールの内容を迅速にタスク化し、プロジェクトの進行状況を迅速で把握したい方
■注意事項
・ Outlook、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Wrikeで特定条件のタスクが作成されたら、Salesforceにレコードを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのWrikeと顧客管理システムのSalesforceを併用する中で、タスク情報を手作業で入力し直す手間や、入力ミスに課題を感じているケースは少なくありません。このワークフローを活用すれば、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、Salesforceへ自動でレコードを作成し、SalesforceとWrike間のデータ連携を円滑にします。二重入力の手間をなくし、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wrikeで管理しているタスク情報をSalesforceに手作業で登録している方
・SalesforceとWrikeを用いた業務フローにおいて、データ連携を自動化し入力ミスを防ぎたい方
・ツール間の反復的な転記作業をなくし、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Wrike、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wrikeにタスクが登録されたらNotionに追加する
試してみる
■概要
「Wrikeにタスクが登録されたらNotionに追加する」ワークフローを利用すると、Wrikeで発生した業務管理の情報をNotionにも連携できます。
手作業で内容を移す手間を減らし、情報共有の手続きをシンプルにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wrikeを利用してタスクやプロジェクトの管理を行っている方
・タスク情報をNotionにもまとめて管理したいと考えている方
・手動でタスク内容を転記する手間を減らし、効率化したい方
・チームでNotionを活用しながら、タスクの情報をスピーディに共有・集約したい方
・複数のツール間でのタスク管理が煩雑になっていると感じている方
■注意事項
・Wrike、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知する
試してみる
Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知するフローです。
ホットプロファイルでタスクが作成されたらWrikeでも作成する
試してみる
Wrikeで特定条件のタスクが作成されたら、Bitrix24でDealを作成する
試してみる
■概要
Wrikeで管理しているタスクを、営業案件としてBitrix24へ手作業で登録していませんか？このプロセスは二度手間になるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wrikeで特定のタスクが作成された際に、自動でBitrix24にDeal（案件）が作成されるため、プロジェクト管理と営業管理の連携をスムーズにし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・WrikeとBitrix24を併用し、タスクから案件への手動登録に手間を感じている方
・プロジェクト管理と営業管理の連携を自動化して、業務効率を改善したい担当者の方
・手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な案件管理を実現したいチームリーダーの方
■注意事項
・Wrike、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
WrikeとPDF発行のフローを自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク情報に基づく書類作成の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、プロジェクトの推進や企画立案といった、より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定のプロジェクトのタスクのみ自動化できますか？
A：
分岐条件を作成することで、特定の条件で絞り込みが可能です。分岐条件を作成する「分岐する」オペレーションでは、条件に合致する場合のみフローが先に進むようになります。ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：PDFのテンプレートはGoogleドキュメント以外も使えますか？
A：
はい、使うことができます。書類を発行する設定でアクションを変更することによってGoogleドキュメント以外にもGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelのフォーマットも利用可能です。
Q：自動連携が失敗した場合、どのように通知されますか？
A：
自動連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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