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「Wrikeでタスクを管理しているけど、その内容を基に見積書や報告書などのPDFを作成する作業、手間に感じていませんか？」
「タスク情報を一つひとつコピーしてPDFに貼り付ける作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがち…」
このように、Wrikeと連携したPDF作成業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Wrikeでタスクが作成・更新されたタイミングで、そのタスク情報を基にPDFファイルを自動で生成できる仕組みがあれば、面倒な手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWrikeのタスク情報をもとにPDFファイルを発行する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Wrikeのタスク情報からPDFを発行するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Wrikeでタスクが作成された際に、そのタスク情報をもとにPDFを自動で発行するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Wrike
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：WrikeとYoomのマイアプリ連携
はじめに、YoomとWrikeを連携して、操作が行えるように設定します。
Yoomのマイアプリ連携画面からWrikeを追加し、アカウント情報を入力して連携を完了させてください。
詳しい設定方法については、以下のナビを参考にしてください。
Wrikeの連携
右上の検索ボックスに「Wrike」と入力して、表示されたWrikeのアイコンをクリックします。
ログイン画面に移ります。Wrikeに登録しているIDを記入して「次へ」ボタンを押します。
パスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックしましょう。
マイアプリの接続画面に戻ります。ページ上部に「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローを編集する
次に、コピーしたフローを編集していきます。
赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「タスクが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
起動間隔が設定できたら、実際にWrike上でタスクを作成しましょう。
今回は下記の「テストA」というタスクをテストタスクとして使用します！
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
ステップ4：書類を発行する設定
こちらのアクション設定では、事前に作成したPDFテンプレートを選択し、Wrikeのタスク情報から取得したどの情報をPDFのどの項目にマッピングするかを設定します。
赤枠をクリックします。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
アクションはこのままで問題ありません。
GoogleドキュメントにPDFを作成するための雛形となるドキュメントを作成しておきます。
今回は以下のようなドキュメントを使用します。
詳しくは「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
