■概要
Gmailで受信した依頼メールの内容を確認し、手作業でWrikeにタスクとして登録する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用することで、特定のGmailアカウントでメールを受信した際に、その内容をもとにWrikeへ自動でタスクを作成し、WrikeとGmail間の連携における手作業を効率化できます。これにより、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼をWrikeで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- Wrikeへのタスク登録漏れを防ぎ、Gmailからの依頼を確実に管理したいプロジェクトマネージャーの方
- WrikeとGmailを連携させた業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにWrikeのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮することができます。
- メールの内容を手動でタスク化する際に起こりがちな、入力内容の間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」を設定し、メール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれるキーワードなどを条件として、後続の処理を実行するかどうかを自由にカスタマイズすることが可能です。
- AI機能では、トリガーで取得したメールの本文から、タスク名や期限など、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- Wrikeでタスクを作成するアクションでは、前段のAI機能で抽出した値などを引用し、タスクのタイトルや詳細、担当者といった各フィールドを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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