Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する

■概要

WrikeとGoogle Driveを併用する中で、ファイルの格納状況を確認しながら手動でタスクを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした繰り返し作業は、タスクの起票漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でWrikeにタスクを作成するものです。Wrike Google Drive間の連携を自動化することで、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• WrikeとGoogle Driveを連携させ、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
• Google Driveへのファイル追加を、担当者へ迅速かつ確実にタスクとして割り当てたいマネージャーの方
• 手作業による情報共有やタスクの作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をトリガーにWrikeへ自動でタスクが作成されるため、手作業での情報共有や入力の時間を省くことができます。
• 手動でのタスク作成時に起こり得る、起票漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を追加し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてWrikeの「タスクを作成」を設定し、必要な情報を入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような条件のファイルが格納された場合にタスクを作成するかを任意で設定してください。例えば、ファイル名に特定の文言が含まれる場合のみ処理を実行する、といった設定が可能です。
• Wrikeでタスクを作成する際に、タスクのタイトルや担当者、詳細内容などを実際の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Google DriveとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。