Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する
Zoomウェビナー終了後、Outlookを利用してフォローメールを手動で送信している方におすすめのフローです。
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「ミーティング後に毎回録画リンクを送るの手間だな…」
「ウェビナーの後のフォローアップメールの送信、自動化できないの？」
こんな風に感じたことはありませんか？
ZoomとOutlookを連携すれば、このような定型作業を自動化できるはずです。
たとえば、Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで自動で共有したり、Zoomウェビナー終了後にフォローアップメールを自動送信したりできます。
これにより、<span class="mark-yellow">共有漏れやミスが防げるため、確実に業務を進行できるでしょう。</span>
特に、決まった形式でデータを送信している方におすすめの自動化です。
少しの設定だけで、手間のかかる作業から解放されるので、他の業務に専念できるでしょう。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にZoomとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめZoomとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
ZoomとOutlookのAPIを連携すれば、ZoomのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zoomをミーティングツールとして使っており、議事録を毎回手動で作成し、Outlookで共有している場合などにおすすめのフローです。
Zoomウェビナー終了後、Outlookを利用してフォローメールを手動で送信している方におすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にZoomとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はZoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のZoomとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、Zoomと検索しましょう。
マイアプリ登録方法を参考に、連携に必要なものを取得して追加をお願いします。
※参考までに、Zoomと連携すると出来ること。
続いてOutlookと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ZoomとOutlookとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ミーティングが終了したら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
こちらは、Zoomのミーティングが終了したら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
入力が終わったらテストしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにミーティング情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、ZoomとOutlookのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
あらかじめ設定されているので、このままテストを行います。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが利用されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
こちらも正しく連携できていると、アウトプットにミーティングの詳細情報が取得できます。
ここで取得したアウトプットも後ほど使います。
続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
あらかじめ設定されているので、先ほどと同様このままテストを行います。
こちらも正しく連携できていると、アウトプットにダウンロードしたミーティングファイルが取得できます。
ここで取得したアウトプットも後ほど利用しますよ。
続いて「音声データを文字起こしする」をクリックします。
アクションは選択肢の中から選択できます。
※()内のタスクを消費するので、ご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは一部有料プランでのみご利用いただける機能となっています。
その他プランの場合、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
次に進み、ファイルの添付方法を「ダウンロードしたファイル」に設定します。
こちらもテストし、解析結果が表示されたら保存しましょう。
続いて「音声データを文字起こしする」をクリックします。
こちらのアクションも、選択肢の中から選択できます。
次に進み、必須項目を設定します。
要約の条件は任意で設定してください。
こちらもテストし、要約結果が取得できたら保存します。
続いて、要約結果をOutlookで送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
本文は先ほどまでのプロセスで取得したアウトプットを活用して作成しました。
{{〇〇}}のように入力されていると、ZoomのトリガーやAIオペレーションで取得したデータをそのままOutlookの本文に引用することができています。
次に進み、内容の最終確認をお願いします。
実際の画面では赤枠内に内容が反映しています。
ステップ8:設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Outlookに通知されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にZoomミーティング終了後に、Outlookに通知されるかを確認してみましょう。
以上が「Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する」方法でした。
今回はZoomからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからZoomへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで予定を管理しており、会議はZoomで行っている方におすすめのフローです。
Outlookのメール内容からトピックや開始日時などの必要事項を抽出し、それを利用してZoomのミーティングを作成できます。
その後のリンク送信も自動で行えるので、共有漏れが防げます。
ZoomやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Zoomミーティング終了後にレコーディングURLをSlackに通知したり、会議の文字起こしをNotionに追加したりできます。
Google スプレッドシートのデータを基に、Zoomでウェビナーに登録者の追加が可能です。
月末にOutlookにメールを送信することが可能です。
Outlookに添付されたファイルをOneDriveに自動的に格納できます。
今回はZoomとOutlookを連携して、ミーティング終了後に録画リンクや議事録を共有する方法をご紹介しました。
<span class="mark-yellow">今まで手動で行っていた作業が自動化により不要になるため、業務負担と時間を大幅に短縮できるでしょう。</span>
他にもOutlookに登録された予定内容を基に、Zoomで会議を作成することもできるため、利用用途に合わせて導入可能です。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
繰り返し作業は自動化に任せることで、一気に作業が楽になるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを導入して、作業負担を軽減してくださいね！
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