Outlookでメールを受信したら、Zoomミーティングを作成してリンクを送付する
Outlookでメールを受信したら、Zoomミーティングを作成してリンクを送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
お客様や取引先からOutlookでミーティングの依頼メールを受信した後、手動でZoomミーティングを作成してURLを返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担になり、設定ミスや返信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Zoomミーティングの作成からURLの送付までを自動化し、日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを使った日程調整を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- メールでのミーティング依頼が多く、URLの発行ミスや返信漏れを防ぎたい方
- 定型的な日程調整業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からZoomのURL発行、返信までが自動化されるため、日程調整にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングの日時設定ミスや、URLの貼り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付データをZoomに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したミーティングURLを記載したメールを自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させるメールフォルダIDや、メールのチェック間隔を任意で指定できます。
- OCR機能では、メール本文のどの部分から、どの項目（例：氏名、希望日時など）を抽出するかを自由に設定できます。
- 日付・日時形式の変換オペレーションでは、抽出したテキスト形式の日付を、Zoomでのミーティング作成に適した日時の形式に変換するよう設定します。
- Zoomのミーティング作成では、抽出した情報をもとにトピックや開始時刻、会議時間などを動的に設定することが可能です。
- Outlookのメール送信オペレーションでは、件名や本文を自由に編集でき、前のオペレーションで生成されたZoomミーティングのURLなどを差し込んで送信できます。
■注意事項
- OutlookとZoomをそれぞれYoomと連携する必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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