Outlookでメールを受信したら、Zoomミーティングを作成してリンクを送付する

■概要

お客様や取引先からOutlookでミーティングの依頼メールを受信した後、手動でZoomミーティングを作成してURLを返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担になり、設定ミスや返信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Zoomミーティングの作成からURLの送付までを自動化し、日程調整業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとZoomを使った日程調整を手作業で行い、効率化したいと考えている方
• メールでのミーティング依頼が多く、URLの発行ミスや返信漏れを防ぎたい方
• 定型的な日程調整業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からZoomのURL発行、返信までが自動化されるため、日程調整にかかる作業時間を短縮できます。
• 手作業によるミーティングの日時設定ミスや、URLの貼り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付データをZoomに適した形式に変換します。
5. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにミーティングを作成します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したミーティングURLを記載したメールを自動で返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させるメールフォルダIDや、メールのチェック間隔を任意で指定できます。
• OCR機能では、メール本文のどの部分から、どの項目（例：氏名、希望日時など）を抽出するかを自由に設定できます。
• 日付・日時形式の変換オペレーションでは、抽出したテキスト形式の日付を、Zoomでのミーティング作成に適した日時の形式に変換するよう設定します。
• Zoomのミーティング作成では、抽出した情報をもとにトピックや開始時刻、会議時間などを動的に設定することが可能です。
• Outlookのメール送信オペレーションでは、件名や本文を自由に編集でき、前のオペレーションで生成されたZoomミーティングのURLなどを差し込んで送信できます。

■注意事項

• OutlookとZoomをそれぞれYoomと連携する必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。