Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Zoomミーティング終了後の情報共有、手作業で行っていませんか。録画を探し、議事録を作成して、Outlookでメールを作成・送信するといった一連の作業は、手間と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データからAIが議事録を自動で作成し、Outlookで関係者へ共有するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データからAIが議事録を自動で作成し、Outlookで関係者へ共有するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの定例会議が多く、議事録の作成や情報共有に手間を感じている方
- 手作業による情報伝達で、共有漏れや遅延などの課題を抱えているチームリーダーの方
- Outlookを使った定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の録画共有から議事録作成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による共有内容の誤りや共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードした録画データからテキストを抽出します。
- AI機能のアクションで、文字起こししたテキストを要約し、議事録を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、宛先や本文（要約した内容など）を設定し、メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションでは、ミーティングIDにトリガーで取得した値を設定してください。
- 音声文字起こし機能では、音声ファイルに前段のオペレーションでダウンロードしたZoomのレコーディングファイルを選択します。
- AI機能で要約するテキストは、音声文字起こし機能によって出力されたテキストデータを選択してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意に設定でき、AIによる要約結果など、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
■注意事項
- ZoomとOutlookをYoomに連携させる必要があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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フローボットオペレーション
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