■概要
GMOサインを利用した電子契約は便利ですが、契約完了後にkintoneの顧客情報を手作業で更新するプロセスに手間を感じていませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、kintoneの関連情報を自動で更新することが可能になり、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとkintoneで契約管理を行い、手作業での情報更新に手間を感じている方
- 契約完了後のステータス更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 契約から顧客管理までのプロセスを一気通貫で効率化したい営業・法務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの契約完了後、自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記や更新作業の時間を削減できます
- 手入力によるステータスの更新漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、次に「文書詳細情報の取得」アクションで完了した契約書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに該当のレコードを更新します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に合わせてシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください
- kintoneでレコードを更新するアクションを設定する際に、対象となるアプリIDを任意で設定してください
■注意事項
- GMOサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。