■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報を、請求書作成のためにMakeLeapsへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい顧客情報が追加されると、自動でMakeLeapsに連絡先が作成されるため、二重入力の手間をなくし、請求業務の準備を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで顧客管理を行い、MakeLeapsに手入力している方
- 請求書発行前の連絡先登録作業に多くの時間を費やしている経理担当者の方
- データ入力の正確性を高め、業務全体の効率化を目指している事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにMakeLeapsへ連絡先が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMakeLeapsを選択し、「連絡先を作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、連携が完了した行に目印をつけるといった処理も可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や対象のシートID、監視するシートの範囲、一意の値が入った列などを任意で設定してください。
- MakeLeapsの連絡先を作成するアクションでは、前のステップで取得したアウトプット（出力情報）を使い、登録する内容を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、アウトプットを使用して更新対象となる行の条件や更新内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとMakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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