Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackで共有される請求書などの書類ファイル。その都度内容を確認し、手動でファイル名を変更してGoogle Driveに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、Slackへのファイル投稿をきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、その情報を基にファイル名を更新してGoogle Driveに格納する一連の流れを自動化し、書類管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとGoogle Driveを利用して、請求書などの書類管理を行っている方
• 手作業でのファイル名変更やフォルダ格納に時間がかかり、ミスを減らしたい方
• OCR技術を活用して、バックオフィス業務の定型作業を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackにファイルが投稿されると、OCRでの内容読取からGoogle Driveへの格納までが自動処理されるため、手作業によるリネームや保存業務の時間を短縮します。
• 手作業で起こりがちなファイル名の付け間違いや、指定フォルダへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報をファイル名に指定して格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、請求書番号や取引先名、金額など、ファイル名に利用したい項目を任意で設定し抽出できます。
• Google Driveへのファイルアップロード時には、前段のAI機能で抽出した取引先名や日付といった値をファイル名に埋め込むなど、命名規則を柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• SlackとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。