■概要
Slackで請求書や契約書などのファイルが共有されるたびに、内容を確認して手動でファイル名を変更し、Dropboxに格納する作業は手間がかかる上に、命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackにファイルが投稿されるだけでAIが内容を読み取り、適切なファイル名でDropboxに自動で格納するため、こうした書類管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有される書類を手作業でリネームし、Dropboxに保存している方
- 書類のファイル名に命名規則があるものの、手作業のため徹底できていない方
- 書類管理業務におけるヒューマンエラーをなくし、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにファイルが投稿されると、OCRによる読み取りからDropboxへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、読み取った情報やファイルを指定して格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRでは、請求書番号や取引先名、日付など、ファイル名に含めたい情報を読み取る項目として任意で設定することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、前段のAI機能で取得した情報を変数としてファイル名に埋め込むなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- SlackとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
