BoxにPDFが格納されたら、HTML5に変換しSlackに送信する

■概要

Webコンテンツ向けにPDFファイルをHTML5へ変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、ファイルの管理も煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルをアップロードするだけで、自動でHTML5形式のテキストを生成し、Slackへ通知する一連の流れが完了します。手作業によるpdf to html5の変換プロセスを自動化し、コンテンツ作成や情報共有の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に行うPDFからHTML5への変換作業を自動化し、効率化したいWeb担当者の方
• Boxで管理しているPDF資料のWeb活用や、ブラウザでの閲覧性を高めたい方
• pdf to html5の変換から関係者への共有まで、一連のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、PDFからHTML5への変換と通知が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やコピペ、通知作業がなくなることで、変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能を使い、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のPDFファイルを取得します
5. 次に、OCR機能でPDFファイルからテキストデータを抽出し、AI機能でそのテキストをHTML5形式に変換・生成します
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、生成した内容を指定したチャンネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、本ワークフローを起動させる対象のフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や形式といった前段のトリガーで取得した情報を元に、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルなど、抽出に関する詳細な項目を任意で設定できます。
• AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は自由に編集でき、OCRで抽出したテキストを元に、最適なHTML5形式のテキストを生成するよう指示することが可能です。
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション相手を自由に設定でき、メッセージ本文にもファイル名などの前段で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。