毎月月初にGoogle Driveでファイルを複製してファイル名を更新する

■概要

毎月、月初に行う報告書や管理シートのファイル複製と、当月用のファイル名への更新作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive上のファイルを自動で複製できます。手作業によるファイル名の変更ミスや更新忘れを防ぎ、月初の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで月次レポートなどのファイルを管理しているチームリーダーの方
• 毎月のファイル複製やファイル名の更新といった定型業務に手間を感じている方
• 手作業による更新忘れや、ファイル名の命名規則のばらつきを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にファイルが自動で複製されるため、これまで手作業で行っていた複製やリネームの時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの複製漏れや、ファイル名の更新間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で毎月実行したい日時を設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、複製したいファイルや複製後のファイル名を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動する日時を自由にカスタマイズできます。「毎月1日の午前9時」や「毎月最初の月曜日の午前10時」など、業務のサイクルに合わせて柔軟に設定してください。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。