■概要

Googleフォームで収集したユーザー情報を、手作業でビジネスチャットツールのdirectに一人ひとり追加する作業に手間を感じていませんか。
この作業は、人数が増えるほど時間がかかり、追加漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した複数のdirectのグループトークにユーザーが自動で追加されるため、こうした連絡先の管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで集めた情報を基に、directのグループへ手動でユーザー追加している方
• 複数のプロジェクトやコミュニティでdirectを利用しており、メンバー管理を効率化したい方
• 手作業による連絡先の追加ミスや、対応漏れを未然に防ぎたいと考えているご担当者様

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、自動でdirectへユーザーが追加されるため、手作業での招待プロセスが不要になり、担当者の作業時間を短縮できます。
• 手作業による招待漏れや、間違ったグループへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとdirectをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomデータベースを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで追加対象となるdirectのグループトークID一覧を取得します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、前段で取得したグループトークIDの一覧データをもとに、繰り返し処理を設定します。
5. 最後に、繰り返し処理内のオペレーションでdirectを選択し、「グループトークにユーザーを追加する」アクションを設定して完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、ユーザー情報を収集する対象のフォームを任意で指定してください。
• 繰り返し処理機能では、Yoomデータベースから取得したグループトーク一覧を変数として設定することで、処理の対象を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、directのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ユーザーを追加するグループトークの名称やトークIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。