メールに添付されたファイルをBoxに格納
メールに添付されたファイルをBoxに格納
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
を自動連携できます。
■概要
特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードし、Boxへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。また、対応漏れによって重要なファイルが埋もれてしまうといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動で抽出し、Boxの指定フォルダへ格納できるため、こうした手作業や確認の手間を減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールに添付される請求書や契約書などをBoxで管理している経理・法務担当者の方
- 取引先から受け取る添付ファイルの格納作業に、時間や手間がかかっている方
- 手作業によるファイルの格納漏れや、格納先の指定ミスなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーに添付ファイルの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの格納忘れや格納先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者にファイル内容の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「Boxにファイルを格納」アクションを設定し、承認された添付ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の対象としたいメールの送信元アドレス、件名、本文に含まれるキーワードなどの条件を任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
フォルダにファイルがアップロードされたらコメントが投稿されたらファイル名が変更されたらコメントが編集されたら任意のイベントが発生したらフォルダ内のファイルが削除されたら
フローボットオペレーション
ファイルをダウンロードフォルダ内の項目のリストを取得フォルダを作成特定フォルダ内のコンテンツを検索ファイルをコピーファイルをアップロードファイル情報の取得ファイルバージョンをアップロード新規ユーザーを作成ユーザーをグループに追加登録済みのWebhookを削除するフォルダ名を変更フォルダを移動フォルダ情報の取得特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得コラボレーション情報を更新コラボレーション情報を取得ファイル名を変更ファイルを移動フォルダをコピーコラボレーション情報を作成コンテンツを検索フォルダに共有リンクを追加ファイルのタグを追加、更新するファイルのタグ情報を取得ファイルの共有リンクを作成ファイルにメタデータインスタンスを作成ファイルのメタデータインスタンスを更新ファイルのメタデータインスタンスを取得ファイルのメタデータインスタンスを削除
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