Googleフォームの内容から請求書を作成してSlackで共有する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼を元に請求書を作成し、手作業で関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での転記ミスや共有漏れは、業務の遅延や信頼の低下にも繋がりかねない重要な課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動発行しSlackで共有するまでの一連のプロセスを自動化でき、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方
• 請求書発行から共有までのプロセスに時間がかかり、コア業務を圧迫しているチームリーダーの方
• 手作業による請求書の作成ミスや共有漏れをなくし、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書発行、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うため、請求金額の転記ミスや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させて請求書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルや担当者に自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを選択して設定することが可能です。
• Google ドキュメントで発行する請求書は、あらかじめ用意した雛形をベースに作成されるため、レイアウトや項目を自由にカスタマイズできます。
• Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で指定でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• GoogleフォームとSlackとGoogleドキュメントのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。