フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する

■概要

問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方
• 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方
• ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。

■注意事項‍

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
  一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。