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「あのファイル、どこに保存したっけ？」と毎回探し回ることありませんか？
フォーム経由で送られてくる添付ファイルがバラバラに保存されてしまい、手作業で整理するのが手間…
そんな悩みを抱えている方もMicrosoft SharePointの自動化を活用すれば、フォームから受け取ったファイルを自動で指定フォルダに格納できます。
さらに、Microsoft Teamsと連携すれば、保存した旨を素早くチームへ通知可能になります。
経費精算書や申請書の管理をスムーズにし、情報共有のスピードアップが見込めます！
ここではMicrosoft SharePointと連携して、ファイル整理のストレスから解放される方法を詳しくご紹介します。
今回はノーコードツールYoomを使って「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
フォームの添付ファイルを受け取り、Microsoft SharePointにAPIを活用して自動で格納する仕組みです。
例えば、従業員がフォームに経費精算書を添付すると、そのファイルが素早くMicrosoft SharePointの指定フォルダに保存されます。
これにより、業務の効率化やファイル管理の正確性向上が期待できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「フォームトリガー ファイル送信フォーム」をクリックしてみましょう！
1) フォームを作成して、「次へ」をクリックします。
2) 入力フォームの回答のサンプルとして、添付ファイルを選択します。
完了したら「保存する」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
必要に応じて候補から選択し、入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「添付ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
これで【フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
このテンプレートは、フォームの添付ファイルを受け取り、Microsoft SharePointに自動格納し、Microsoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、従業員がフォームに経費精算書を添付すると、そのファイルが即座にMicrosoft SharePointの「経費申請」フォルダに保存され、素早くMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知されます。
これにより、業務の効率化、情報共有のスピード向上、確認漏れの防止が期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください
Microsoft SharePointおよびMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
※以下のステップ1からステップ3までは、先ほどご紹介したフローと同じ手順です。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー リストにアイテムが追加・更新されたら」をクリックしてみましょう！
1) フォームを作成して、「次へ」をクリックします。
2) 入力フォームの回答のサンプルとして、添付ファイルを選択します。
完了したら「保存する」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
必要に応じて候補から選択し、入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「添付ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
アウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
これで【フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納しMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
もう一つフローをご紹介します。
このテンプレートはGoogleフォームで送信されたファイルを受け取り、Microsoft SharePointに自動アップロードする仕組みです。
例えば、従業員がGoogleフォームで経費精算書を提出すると、その添付ファイルがMicrosoft SharePointの「経費申請」フォルダに保存されます。
これにより、手作業の削減、データ管理の効率化、情報共有の迅速化が期待できます。
1)先ほどと同様にYoomのテンプレートを使用します。
まずはYoomにログインしてください。
Yoomログイン
Microsoft SharePointのマイアプリ登録は先に紹介したフローと同様です。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されるので、アプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
GoogleフォームとGoogle Driveが選択できたら、それぞれGoogleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
以下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーします。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2)確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)ファイルIDを入力し、完了したら「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する Microsoft Teamsに通知する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
必要に応じて候補から選択し、入力します。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「添付ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
これで【Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
このテンプレートは、Outlookで受信した添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードする仕組みです。
例えば、総務部が毎月受け取る経費精算書のExcelファイルを、手作業なしでMicrosoft SharePointの「経費管理」フォルダーに保存できます。
これにより、手動でのダウンロード・アップロード作業が不要になり、ファイル管理の効率化や共有の迅速化が期待できます。
2.フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する
このテンプレートは、フォームに回答があると、自動でMicrosoft SharePointから書類の雛形をダウンロードし、Slackで送信する仕組みです。
例えば、営業部が新規契約フォームに入力すると、Microsoft SharePointから契約書の雛形が取得され、担当者に自動通知されます。
これにより、書類作成の手間を削減し、業務の迅速化とミスの防止が期待できます。
素早く情報を把握でき、スムーズな承認フローが見込めます。
3.Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加後、Microsoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、自動でMicrosoft Teamsに通知する仕組みです。
例えば、総務部が備品購入リストに新しい申請を追加すると、その内容がMicrosoft Teamsの「総務チーム」チャンネルに通知されます。
営業部では、新規顧客情報が登録されるとチーム全員に共有され、迅速な対応が見込まれます。
これにより、情報共有のスピード向上や確認漏れの防止、業務の効率化が期待できます。
日々の業務をスムーズに進めるためには、ファイルの管理や情報共有の効率化が欠かせません。
今回ご紹介したMicrosoft SharePointの自動格納フローを活用すれば、フォームの添付ファイルを整理する手間の削減が期待できます。
さらに、Microsoft Teamsと連携すれば、ファイルの保存後に素早く通知が届くので、確認漏れも防止も見込めます。
メールの添付ファイルもMicrosoft SharePointへ自動保存する仕組みを取り入れれば、手作業での管理から解放され、業務の効率化向上が期待できます。
「もっと楽に、もっとスピーディーに仕事を進めたい！」そう思ったら、ぜひこのブログを参考にしてください。
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