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「あのファイル、どこに保存したっけ？」と毎回探し回ることありませんか？
フォーム経由で送られてくる添付ファイルがバラバラに保存されてしまい、手作業で整理するのが手間…
そんな悩みを抱えている方もMicrosoft SharePointの自動化を活用すれば、フォームから受け取ったファイルを自動で指定フォルダに格納できます。
さらに、Microsoft Teamsと連携すれば、保存した旨を素早くチームへ通知可能になります。
経費精算書や申請書の管理をスムーズにし、情報共有のスピードアップが見込めそうです！
ここではMicrosoft SharePointと連携して、ファイル整理のストレスから解放される方法を詳しくご紹介します。
フォーム機能とMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
フォームの添付ファイルを受け取り、Microsoft SharePointにAPIを活用して自動で格納する仕組みです。
例えば、従業員がフォームに経費精算書を添付すると、そのファイルが素早くMicrosoft SharePointの指定フォルダに保存されます。
これにより、業務の効率化やファイル管理の正確性向上が期待できるでしょう。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。これをマイアプリ連携といいます。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめに、こちらのバナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
1)まずは、フォームトリガーをクリックして、ファイル送信専用フォームを設定しましょう。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
2)すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
3)次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。実際に運用に近いプロセスを行うためのサンプルとなるので、普段管理している書類データに近いものを使用してくださいね。
なお、このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) 連携するアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックします。
3)次の画面で「サイトID」をはじめとする項目に情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択してください。
4)「ファイル名」は、前ステップから取得したアウトプットを引用しました。
アウトプットを活用することで、異なる画像データを受け取る毎に異なる値を毎回読み取り、反映することが可能です。
5)ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「添付ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう。テストに成功すると以下のように表示され、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されます。
6)反映結果に問題ないことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
これで【フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する】というフローが完成です。
他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
例えば、契約締結や画像の登録を検知してデータファイルを自動格納したり、アップロード後の情報共有を素早く行うことも可能です。
さらに、OCR（画像読み取り機能）を活用することで、必要な情報を効率的に得られるようになるでしょう。
日々の業務をスムーズに進めるためには、ファイルの管理や情報共有の効率化が欠かせません。
今回ご紹介したMicrosoft SharePointの自動格納フローを活用すれば、フォームの添付ファイルを整理する手間の削減が見込めるでしょう。
さらに、Microsoft Teamsと連携すれば、ファイルの保存後に素早く通知が届くので、確認漏れ防止が期待できそうですね！
メールの添付ファイルもMicrosoft SharePointへ自動保存する仕組みを取り入れれば、手作業での管理から解放され、業務効率が向上するかもしれません。
「もっと楽に、もっとスピーディーに仕事を進めたい！」そう思ったら、ぜひこのブログを参考に、Yoomの自動化フローボットをお試しください。
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