フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
「あのファイル、どこに保存したっけ？」と毎回探し回ることありませんか？
フォーム機能とMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
フォーム機能とMicrosoft SharePointを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
フォームが送信されたら、Google アナリティクスでイベントレポートを取得しMicrosoft Sharepointのドキュメントに登録する
試してみる
■概要
Google アナリティクスのレポートを定期的に取得し、Microsoft SharePointへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。重要な業務でありながら、繰り返し発生する作業は担当者の負担になりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google アナリティクスとMicrosoft SharePointを用いたレポート作成を手作業で行っている方 定期的なサイト分析レポートの作成・共有業務を効率化したいと考えているWeb担当者の方 アプリ連携を通じて、データ活用の自動化を進めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にレポート取得から登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたgoogle analytics sharepoint間のデータ転記時間を短縮できます 手動でのレポート作成時に起こりうる、データの取得ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、レポートの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google アナリティクスとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、レポート取得の条件などを入力する「トリガーフォーム」を設定します 次に、オペレーションでGoogle アナリティクスを選択し、「【GA4】イベントレポートを取得」のアクションで必要なレポート情報を取得します 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションで取得したレポートをアップロードします その後、同じくMicrosoft SharePointの「特定のアイテム情報を取得」のアクションで、アップロードしたファイル情報を取得します 最後に、「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」アクションを設定し、ファイルのカスタム列に詳細情報を登録します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーのタイトルや質問内容は任意で編集可能です。レポートの取得期間や対象ページなど、Google アナリティクスから取得したい情報に合わせて自由に編集してください Microsoft SharePointで「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」のアクションを設定する際、情報を登録するカスタム列は任意の値を設定してください ■注意事項
Google アナリティクス、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送信された回答をMicrosoft Excelに追加し、Microsoft Sharepointでフォルダを作成する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた回答を手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらにMicrosoft SharePointで関連フォルダを作成するのは、時間と手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、多くの回答を処理する場合や迅速な対応が求められる場合には、大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでMicrosoft Excelへのデータ追加とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答をMicrosoft Excelへ手入力し、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成している方 上記作業の効率化を図り、他の重要な業務に時間を割きたいと考えている担当者の方 手作業による転記ミスやフォルダ作成漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後のMicrosoft Excelへのデータ追加とMicrosoft SharePointでのフォルダ作成が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。 手作業によるデータ転記ミスや、Microsoft SharePointでのフォルダ作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、指定したフォームが送信されたらフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答データをExcelに追加します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、フォームの回答に基づいたフォルダをSharePoint内に作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、フォームのどの回答項目をExcelシートのどの列に紐付けるかを指定してください。 Microsoft SharePointの「フォルダを作成」アクションでは、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID、そして新しく作成するフォルダ名を、ユーザーの環境に合わせて設定してください。 ■注意事項
Microsoft Excel、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。 オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。 Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームなどから受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか。ファイルを一つひとつダウンロードしてMicrosoft SharePointに格納し、さらにNotionに情報を手入力する作業は時間がかかるためミスの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理している方 Microsoft SharePointとNotion間の情報転記を手作業で行っている方 ファイル管理やそれに付随する情報登録業務の効率化を目指している業務担当者 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信をトリガーにファイル格納と情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイルの格納漏れやNotionへの情報転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取った添付ファイルを指定の場所に格納します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointの設定では、ファイルを格納したいサイトID、ドライブID、フォルダのアイテムIDをそれぞれ候補から選択してください。ファイル名は、フォームの入力内容など、前段のアクションで取得した値を変数として設定することも可能です。 Notionの設定では、フォームの添付ファイル情報を記録したいデータベースページを選択してください。各項目には固定値のほか、フォームの入力内容やMicrosoft SharePointから取得した情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してSalesforceにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った申込書や資料などの添付ファイルを手作業で`Microsoft SharePoint`に保存し、さらに`Salesforce`へ顧客情報を登録する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで添付ファイルの格納と`Salesforce`へのレコード追加が自動で実行され、こうしたファイル管理や顧客情報登録の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由の添付ファイルをMicrosoft SharePointとSalesforceで管理している方 手作業でのファイル保存やSalesforceへの情報登録に手間を感じている営業・マーケティング担当の方 ファイル管理と顧客情報登録のフローを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されるとファイルがMicrosoft SharePointに格納され`Salesforce`にも情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、Salesforceへのデータ転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、添付ファイルなど必要な情報を取得する項目を作成します。 オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、フォームから受け取った添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容をもとにSalesforceに新規レコードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、フォームで取得した会社名や日付などの情報を組み合わせて、動的にフォルダ名を設定することが可能です。これにより、誰が保存しても一貫したルールでフォルダが作成され、管理がしやすくなります。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、SalesforceとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
通知を自動化する便利なテンプレート
フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointにアップロードしGeminiで内容を要約した結果を通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される報告書や資料などを、都度手動でファイルサーバーに格納し、内容を確認する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームからのファイル提出をきっかけに、Microsoft SharePointへの自動アップロードと、Geminiによる内容の要約、指定ツールへの通知までを一気通貫で実行します。GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業によるファイル管理の煩雑さや確認漏れといった課題を解消し、業務の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取ったファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 Microsoft SharePointとGeminiを連携させ、ドキュメント管理を効率化したいと考えている方 ファイルの内容確認とチームへの共有を自動化し、情報伝達の速度を高めたい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、Microsoft SharePointへの格納から内容の要約、通知までが自動処理され、一連の手作業に費やしていた時間を削減できます 手動でのアップロードや内容の転記が不要になるため、ファイルの格納漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePoint、Gemini、DiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルが添付できるフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定の場所にアップロードします 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、ファイル添付項目以外にも、提出者の氏名や部署など、取得したい情報を任意で項目として追加できます Microsoft SharePointのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名を、フォームの入力内容に応じて動的に設定することが可能です OCR機能では、ファイル全体ではなく、特定の範囲を指定してテキストを抽出するなど、読み取り対象を任意でカスタマイズできます Geminiに要約を依頼する際の指示（プロンプト）は自由に編集でき、OCRで抽出したテキストを変数として活用することで、より的確な要約を生成できます Discordへの通知メッセージは、Geminiの要約結果やMicrosoft SharePointのファイルリンクなどを含めて、内容や通知先チャンネルを任意で設定できます ■注意事項
Microsoft SharePoint、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
試してみる
■概要
フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。
YoomフォームとMicrosoft SharePoint、Outlookを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft SharePointにファイルのダウンロードとOutlookに送信されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームに添付された議事録データをMicrosoft SharePointに格納しSlackに通知する
試してみる
■概要
議事録の管理を手動で行っており、効率化を図りたい方 Microsoft SharePointを活用してドキュメント管理を行っているチームリーダー Slackでの情報共有を通じて、チームのコミュニケーションを向上させたい方 フォームを利用して議事録データを収集している担当者 ■このテンプレートを使うメリット
議事録データの自動保存：フォームに添付された議事録が自動的にSharePointに保存されるため、ファイル管理の手間を削減します。 Slackへの通知の自動化：新しい議事録が保存されると同時にSlackに通知されるため、チーム全体が最新情報をスピーディーに共有できます。 業務効率の向上：自動化により議事録管理にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中できるようになります。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
取引先からの請求書や、従業員からの経費申請など、フォーム経由でのファイル提出は多くの業務で発生します。しかし、受け取ったファイルを都度ダウンロードし、指定のフォルダに格納して関係者に通知する作業は手間がかかるだけでなく、本来の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームでファイルが送信されると、自動でMicrosoft SharePointに格納し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取った添付ファイルの管理に手間を感じている管理部門のご担当者の方 Microsoft SharePointやMicrosoft Teamsを情報共有に利用しており、手作業での連携に非効率を感じている方 申請書や報告書など、ファイル授受に関する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルが送信されると、自動で指定の場所に格納し通知まで完了するため、手作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの格納漏れや格納場所の間違い、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、添付ファイルを受け取るためのフォームを作成します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定します。トリガーのフォームで受け取ったファイルをアップロードするように指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルが格納されたことを指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、ファイル添付欄に加えて、氏名や用件など必要な入力項目を任意で追加、編集することが可能です。 Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文にフォームで入力された内容やアップロードしたファイルの情報を組み込んで、カスタマイズすることも可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ファイル変換を自動化する便利なテンプレート
フォームでMHTMLファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してMicrosoft Sharepointに格納する
試してみる
■概要
Webページを保存したMHTMLファイルや、PDFへの変換など、日常的に発生するファイル変換業務を手作業で行い、手間を感じていることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFへの変換など、ファイル形式の変換作業に時間を取られている方 Webページの情報をPDF化して、Microsoft SharePointで管理・共有している方 RPAを活用した業務自動化を推進し、定型業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、変換から格納までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Microsoft SharePointへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、MHTMLファイルをPDFに変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定の場所に格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームでは、MHTMLファイルをアップロードする項目など、回答項目を自由に設定可能です RPA機能でのブラウザ操作は、お使いのPC環境や変換方法に合わせて柔軟に設定することが可能です Microsoft SharePointへのファイルアップロードでは、格納先のサイトIDやドライブID、ファイル名や格納先フォルダのアイテムIDを任意で設定可能です ■ 注意事項
Microsoft SharepointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
[Yoomとは]
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する方法
フォームの添付ファイルを受け取り、Microsoft SharePointにAPIを活用して自動で格納する仕組みです。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
Microsoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー、アクションの設定
最後にトリガーが起動するかを確認
事前準備
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。Yoomのアカウント発行ページ アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
Microsoft SharePointをマイアプリ連携 1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。これをマイアプリ連携 といいます。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
Microsoft SharePointを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
テンプレートをコピー さてここからは、テンプレートを使って解説します。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
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■概要
問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ1：フォームトリガーを設定
1) まずは、フォームトリガーをクリックして、ファイル送信専用フォームを設定しましょう。こちらのヘルプページ に詳しく記載されています。
2) すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちら のページを確認して編集を試してみてください。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
3) 次の画面で、テストとして回答内容のサンプルデータをアップロードして、[保存する]をクリックしてください。実際に運用に近いプロセスを行うためのサンプルとなるので、普段管理している書類データに近いものを使用してくださいね。
ステップ2：Microsoft SharePointのアクションを設定 1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) 連携するアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックします。
3) 次の画面で「サイトID」をはじめとする項目に情報を入力しましょう。
4) 「ファイル名」は、前ステップから取得したアウトプットを引用しました。
アウトプットとは？
5) ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」「添付ファイル」を選択します。こちら をご参照ください。
設定後は「テスト」をクリックしましょう。テストに成功すると以下のように表示され、実際にMicrosoft SharePointにファイルが格納されます。
6) 反映結果に問題ないことを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3: テストと確認 設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
これで【フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する 】というフローが完成です。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
試してみる
■概要
問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例 他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに重要なファイルがアップロードされても、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointをファイル共有のハブとして利用しているチームの方 Google Chatでの情報共有を効率化し、通知漏れを防ぎたいと考えている方 手作業によるファイル更新の連絡に手間を感じているプロジェクト管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルが追加されると自動でGoogle Chatに通知が飛ぶため、確認や連絡に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。 手動での連絡による通知漏れや、更新の見落としといったヒューマンエラーを防げます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するように設定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の監視対象としたいサイト・フォルダを指定してください。 分岐条件は作成・更新で処理を分けるだけでなく、ファイル名に特定の単語が含まれる場合のみ通知するといった設定も可能です。 Google Chatでの通知では、通知先スペースを指定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する
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■概要
Microsoft SharePointに保管した請求書や議事録などの書類の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointに保管した書類の転記作業に手間を感じている方 Microsoft SharePointとNotionを連携させ、情報管理を効率化したい方 手作業によるデータ入力ミスを防止し、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRでの読取とNotionへの登録が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。 ファイル内容の手動での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい項目を任意で設定し、ファイルから特定の情報のみを抽出することが可能です。 Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースを選択し、各項目に固定のテキストや前段のOCR機能で取得した値を埋め込むことができます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointにアップする
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■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSansanを利用している方
・Sansanで名刺管理をしている方
2.ファイル管理をクラウド上で行う方
・Microsoft SharePointを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をクラウド上で管理できるツールです。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されるとその情報をMicrosoft SharePointに自動でアップロードできます。
■注意事項
・Sansan、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Typeformで特定条件に合う回答があったら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Typeformで収集した回答を、手作業でMicrosoft SharePointに整理・格納する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
TypeformとMicrosoft SharePointを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方 Typeformの回答内容に応じて、手動でフォルダを作成・管理している業務担当者の方 アンケートや申し込みフォームの回答に基づいた、迅速なアクションを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformで条件に合う回答があると自動でフォルダが作成されるため、手作業での確認や作成業務に費やしていた時間を短縮できます 手作業で発生しがちなフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、TypeformとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の回答があった場合のみ後続の処理に進むように条件を定めます 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定します
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、Typeformの回答内容に基づいて、どのような条件で後続の処理を実行するかを任意で設定してください Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名称や格納先のサイトなどを任意で設定してください ■注意事項
TypeformとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Typeformで回答内容を取得する方法はこちら を参照してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
日々の業務をスムーズに進めるためには、ファイルの管理や情報共有の効率化が欠かせません。
