■概要
Outlookでの会議やアポイントの予定が変更になるたびにTickTickのタスクを手動で更新するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookカレンダーのイベント更新を自動で検知しTickTickの該当タスク情報を更新できるため、タスク管理の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとTickTickでスケジュールとタスクを管理しており、手動更新をなくしたい方
- カレンダーの予定変更に伴うタスクの更新漏れを防ぎ、管理精度を高めたい方
- 日々の定型的な情報転記作業から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのイベント情報が更新されると自動でTickTickのタスク内容も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報更新作業が不要になることで更新漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTickTickをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーのイベントが追加・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、イベントが更新された場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、Outlookのイベント情報からタスク更新に必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを更新」を設定し、前段で抽出したデータを用いて該当タスクを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのイベント本文や件名から具体的にどの情報を抽出するかを任意で設定できます。
- TickTickの「タスクを更新」オペレーションでは、タスクのタイトルや説明欄に前段で抽出した値を「変数」として埋め込み、動的に内容を更新することが可能です。
■注意事項
- Outlook、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Outlookの予定に、TickTickのプロジェクトIDとタスクIDを記載しておいてください。
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