Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、TickTickでタスクを作成する

■概要

Gmailで受け取った依頼や連絡事項を、タスク管理ツールのTickTickへ手作業で登録していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、内容をAIが解析し、TickTickへ自動でタスクを作成するものです。TickTickのAPIを直接操作することなく、これらの連携をノーコードで実現し、タスク管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた依頼をTickTickで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
• メールを起点としたタスクの登録漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
• TickTickのAPI連携に関心があり、プログラミング不要で自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメールを確認してTickTickへ手入力する時間を削減できるため、本来のコア業務に集中する時間を確保できます。
• 依頼メールの転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の抜け漏れ防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTickTickをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や依頼内容などを抽出します
4. 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を埋め込んでタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で選択することが可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、メールの件名や本文から、タスクのタイトル、依頼者、納期など、必要な情報を自由に指定して抽出できます。
• TickTickでのタスク作成時には、タイトルや内容、期限などに、メールから抽出した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりと柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。