Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Zoomミーティング後の議事録作成や参加者への共有は、重要な業務でありながら手間のかかる作業ではないでしょうか。録画データの確認から文字起こし、要約、メール作成までを手作業で行うと、多くの時間と労力がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画から議事録を作成し、Gmailで参加者に共有までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方
- 定例会議など、繰り返し発生するミーティングの運用を効率化したいチームリーダーの方
- AIや自動化ツールを活用して、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画ダウンロード、文字起こし、要約、共有メールの作成・送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での議事録共有で起こりがちな、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードしたレコーディングデータを対象に「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- AI機能で、文字起こしされたテキストを対象に「要約する」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容などを本文に記載して関係者に議事録を共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを対象に指定することで、意図したミーティングのみでワークフローを起動させることが可能です。
- 音声文字起こし機能では、文字起こしを行う音声ファイルや、音声ファイル内の処理範囲を任意で設定できます。
- AI機能による要約では、前段で文字起こししたテキストを変数として利用し、「決定事項のみ箇条書きで」といったように要約の条件を自由にカスタマイズできます。
- Gmailのアクションでは、宛先・件名・本文を任意で設定でき、ミーティングの参加者情報やAIが生成した要約などを変数として本文に自動で挿入することが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
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フローボットトリガー
ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
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指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
ウェビナーが作成されたら（Webhook）
ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
ウェビナーの参加登録が作成されたら（Webhook）
ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）
全てのユーザーのレコーディングが完了したら（Webhook）
ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
チームチャットにファイルが投稿されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
ミーティング情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）
定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）
定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）
定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）
ミーティングの一覧を取得
ウェビナーの一覧を取得
ウェビナー登録者の一覧を取得
ミーティングのレコーディング情報を取得
ウェビナーに登録者を追加
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フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
